Od trenutka, ko je delodajalec prvič v stiku z bodočim zaposlenim, je v času prenehanja delovnega razmerja pomembno, da se pisna evidenca, ki se nanaša na zaposlenega, hrani v osebnem dosjeju zaposlenih pod imenom vsakega zaposlenega. Ti zaposlitveni dosjeji lahko, če so pravilno shranjeni, služijo zaščiti delodajalca pred prihodnjo odgovornostjo za kršitve delovnih razmerij in delovnega prava, kot so nezakonita odpoved ali diskriminacija pri zaposlovanju.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Zaklepanje omaric za datoteke ali varne sobe z omejenim dostopom
-
Datotečne mape
Razumite, zakaj morate voditi kadrovske datoteke zaposlenih. To je evidenca podjetja in zaposlenih o tem, kaj se je zgodilo na delovnem mestu. Evidence, ki se vodijo v osebnem dosjeju, lahko služijo za zaščito delodajalca v prihodnjih sodnih postopkih in pomagajo pri odpravljanju nesporazumov, ki se lahko pojavijo v zvezi s političnimi vprašanji, vprašanji plačil in prejemkov, delovnih obveznosti in odgovornosti, disciplinskimi ali korektivnimi ukrepi in pritožbami.
Torej, kaj naj gredo v datoteko osebja zaposlenih? Strokovnjaki za upravljanje s človeškimi viri ali upravljavci morajo vzdrževati naslednje dokumente in zapise vsakega zaposlenega. Opis dela Prošnja za delo Ponudba zaposlitve IRS obrazec W-4 Potrdilo za priročnik za zaposlene (pogosto je dobra ideja, da kopijo priročnika hranite, še posebej, če se občasno spremeni. Na ta način vsi vedo, kakšni so bili pogoji priročnika, ki ga je zaposleni podpisal.) Vse navedene ocene uspešnosti Zaposleni prejemajo obrazce za prijavo Nagrade Pritožbe in pohvale za zaposlenega Disciplinski ukrepi ali opozorila * Zapisi o prisotnosti Priporočljivo je, da ima vsaka različna vrsta zapisa svoj zavihek.
Zdravstvene kartoteke in obrazce za priseljevanje je treba hraniti v ločenih datotekah. Ker ne morete sprejemati odločitev o zaposlitvi na podlagi imigracijskega statusa osebe, ob predpostavki, da imajo pravico do dela v ZDA in da ima zvezna vlada pravico pregledati I-9, je verjetno bolje, da ostane ločena. Kar zadeva zdravstvene kartoteke, vsebuje tudi Zakon o Američanih z oviranostmi (ADA) zelo stroga pravila glede zasebnosti in dostopa do zdravstvenih kartotek, zato jih je treba hraniti v ločeni datoteki in omarici z omejenimi možnostmi. dostop. ADA omejuje razkritje informacij v teh evidencah nadzornikom, če ima delavec potrebne omejitve glede svojih dolžnosti ali potrebuje nastanitev; delavci za prvo pomoč v primeru nujne medicinske pomoči; vladnimi in zavarovalnimi uradniki pod omejenimi pogoji.
Pomembno je, da se nepravilne informacije v osebnem dosjeju zaposlenega popravijo takoj po obvestilu podjetja, da so informacije napačne.
Zaposlene osebne datoteke bi morale biti zaklenjene in dostopne samo osebam, ki morajo imeti zakonit dostop do datoteke. Za sprejemanje odločitev o promocijah in disciplinskih ukrepih lahko potrebujejo upravljavca ali nadzornika prve linije. Če kdorkoli, ki nima zakonitega podjetja, potrebuje dostop do datoteke, ga želi videti, potrebujejo veljaven sodni poziv. V nasprotnem primeru se lahko kršijo pravice delavca do zasebnosti.
Na splošno zakon ne zahteva, da zaposlenemu razkrijete, kaj je v njihovem dosjeju zaposlenih, brez ustrezne zahteve zaposlenega. Vendar je verjetno boljša poslovna praksa, da zaposlene obveščamo o tem, kaj je v njihovi datoteki. Tako ne boste imeli marginalnega zaposlenega, ki bi bil presenečen, če bi bili disciplinirani ali prenehali. Izjeme tega splošnega pravila so določbe Zakona o poštenem poročanju o kreditnih tveganjih (FCRA). To zahteva, da obvestite zaposlene ali potencialne zaposlene, če sprejemate škodljivo dejanje, ki temelji na tem, kar je vsebovano v njihovem kreditnem poročilu.
Vprašanje dostopa je ločeno od vprašanja obveščanja zaposlenih o tem, kaj je v njihovem osebnem dosjeju. Mnoge države od delodajalcev zahtevajo, da zaposlenim in nekdanjim zaposlenim omogočijo dostop do njihovega osebja. Kot strokovnjak za človeške vire ali lastnik podjetja je pomembno, da se v zvezi s tem seznanite z zakonom vaše države. Na splošno pa mora biti dostop zaposlenega razumen in pod pogojem, da je član uprave prisoten, da zagotovi, da se nič ne sprejme ali spremeni. Nekateri državni zakoni omogočajo zaposlenim, da imajo kopije, če to storijo, da nekdo iz podjetja naredi kopijo. Pogosto bodo omejitve tega, kar zaposleni vidi v svojem osebnem dosjeju. Če obstajajo občutljivi predmeti, kot so referenčne črke, kazenske preiskave in druge informacije, ki bi lahko kršile pravice do zasebnosti nekoga drugega, se jim lahko onemogoči dostop. Priporočljivo je, da te postavke shranite v ločenem zavihku v osebni datoteki zaposlenega. Nekateri državni zakoni lahko delavcu omogočijo, da predloži nasprotne ukrepe za disciplinske ukrepe ali ocene.
Nasveti
-
Na območju, kjer se hranijo te datoteke, hranite kopijo državnega zakona, če ga imate v vaši državi, o dostopu do datotek ali priročnih dokumentov zaposlenih. S tem se boste izognili morebitnim konfliktom med vodstvom in zaposlenim glede tega, kaj je in kaj ni dovoljeno.
Opozorilo
Vsak zaposleni mora biti enak, ko gre za vzdrževanje in dostop do svojih kadrovskih evidenc. Vsako odstopanje v praksi lahko podvrže podjetje sodnemu postopku. Če imate kakršne koli dvome o tem, kako ohraniti svoje osebje, se posvetujte z odvetnikom.
