Biti praktičen z vašim poslom je dobra stvar, vendar to ne velja vedno za vsako fazo operacij. Vnos podatkov je eden ključnih vidikov poslovanja, kjer je prehod na samodejne procese skoraj vedno boljši. V zelo majhnih podjetjih, kjer je lastnik glavni upravljavec, je še vedno smiselno ročno vnesti vse podatke, čeprav lahko nadgradnja na samodejni sistem omogoči lažje delovanje. Za podjetja z več kot enim ali dvema zaposlenima lahko tudi finančno smiselno, da se čim prej odmaknejo od ročnega vnosa podatkov.
Pomanjkljivost: človeška napaka
Trudimo se, kot bi lahko, da so ljudje bolj nagnjeni k napakam kot računalniki. Medtem ko ima računalniški sistem občasne napake, na splošno zapisuje podatke in jih organizira bolj natančno kot človeška bitja, pri čemer manj potrebuje preverjanje napak. Ročna obdelava podatkov zahteva precej več oči za preverjanje in dvojno preverjanje podatkov za natančnost.
Pomanjkljivost: hitrost
Ročno vnašanje podatkov traja veliko časa. Stroji in računalniki so običajno hitrejši od ljudi, kar zaposlenim omogoča, da se osredotočijo na druge stvari. Namesto da bi vnesli številke ves dan, bi lahko vaši zaposleni porabili več časa za pregled inventarja, ustvarjanje grafikonov ali pripravo projekcij za prihodnjo rast.
Pomanjkljivost: stroški dela
Stane veliko denarja, da lahko ljudje ročno vnašajo podatke, podjetnikom in drugim zaposlenim pa preprečuje, da bi več časa vlagali na točko največjega prispevka k viziji in poslanstvu podjetja. Delo mnogih jih lahko izpolni ena oseba, kar pomeni, da potrebujete manj zaposlenih za vnos podatkov ali pa uporabite svoje zaposlene na področjih, ki bolje izkoriščajo svoja darila, da bi pospešili rast podjetja.
Prednost: Stroški sistema
Ročni vnos podatkov ne zahteva dragih sistemov, strojev in programov. Lastniki malih podjetij nimajo vedno velikega zagonskega sklada, ko izvajajo operacije in so na terenu. Sistem ročne obdelave omogoča podjetju, da vstopi v igro, ne da bi moral vlagati veliko dragocenega kapitala v računalnike, stroje in metode računalniške obdelave.
Prednost: Enostavnost za mala podjetja
Nekateri podjetniki imajo dober občutek, kako slediti podatkom na papirju z uporabo knjigovodskih listov, vendar niso tako udobni z računalniškimi sistemi. V času, ko se verjetno naučite veliko stvari hkrati, da bi lahko vaše podjetje začelo delovati, je morda bolje začasno odložiti učenje sistema za vnos podatkov. Dokler ročno vodite natančne zapise, lahko počakate, da raziščete to možnost, dokler ne boste opravili rutinskega dela.
Prednost: povečan nadzor
Ko zapise hranite ročno, imate nadzor nad tem, v katere kategorije je vsaka posamezna številka uvrščena. Če ima vaše podjetje edinstvene potrebe, zaradi katerih je težko slediti prodaji ali trendom na avtomatiziran način, boste te številke morali slediti ročno.Na primer, agencije za socialne storitve, ki beležijo spremembe v družinski dinamiki ali olajšujejo čustveno stisko, lahko najdejo ročne metode obdelave podatkov bolj natančne kot avtomatizirane metode.
Prehod iz ročnega v sodoben vnos podatkov
Medtem ko je ročni vnos podatkov včasih najlažji z zelo majhnim podjetjem in omogoča manjše stroške pri premikanju krogle, saj podjetje raste, morajo biti tudi njegove metode. Ko ste pripravljeni za prehod iz ročnega vnosa podatkov v nekaj bolj prefinjenega, si lahko ogledate programe, kot so Quicken, QuickBooks ali brezplačen program ZipBooks. Vsak program za preglednice vam lahko pomaga kategorizirati druge ukrepe, kot so stopnje uspešnosti programa, trendi zaposlenih ali spremembe v dinamiki in projekcijah na lahko razumljive načine. Zato je pametno vstopiti v nekaj mesecih ali letih preteklih podatkov, tako da lahko vidite trende v novih številkah, ko jih vnesete. Če ste v dvomih, se posvetujte z računovodjo ali strokovnjakom za vnos podatkov za enkratno pomoč ali kot redno podporo pri vzdrževanju natančnih podatkovnih zapisov za vaše podjetje.
