Poslovne opombe organizacije pogosto uporabljajo za učinkovito in uspešno posredovanje ustreznih informacij članom. Posredovane informacije odražajo spremembe politike, uvedbo novih izdelkov ali nov razvoj pri reševanju novih ali tekočih poslovnih problemov. Poslovni zapis je lahko tudi poziv k ukrepanju, v katerega bi se lahko vključili vsi člani ekipe. Pisanje poslovnega zapisa je odlično orodje za vodstvene ekipe; obvešča zaposlene o pomembnih novicah, ko se sestanek podjetja ne zahteva.
Izpolnite informacije v glavi. Jasno navedite, na koga se nanaša, od datuma in o tem, na kaj se nanaša. Začnite s tem, zakaj prejemnik prejme beležko.
Prvi odstavek mora biti namenska izjava, ki je lahko tako preprosta, kot je "Namen tega sporočila je …"
Vključite kratek povzetek problema ali potrebe, o kateri pišete. Telo beležke bi se moralo razširiti na te teme.
Navedite kakršna koli dejanja, ki jih potrebujete za prejemnika, in ko jih opravite.
Zaprite vse nadaljnje elemente, ki jih potrebujejo prejemniki. Prav tako se prepričajte, da je zaključek vljuden in spoštljiv do bralcev. Tudi če komunicirate težke novice, ne pozabite, da to storite na pripravljen in dostojanstven način.
Nasveti
-
Na kratko, eno stran, če je mogoče. Označeni seznami so preprost način, da bralec takoj razume ključne točke beležke.
Poslovni zapis je manj formalen kot pismo; toda črkovanje, ločila in slovnica morajo še vedno biti do par.
