Pomembno srečanje? Prihajajoči pretok krvi? Obstaja lahko veliko razlogov za pošiljanje prepričljivega poslovnega spomina. Vsak dopis mora biti dobro napisan, ker predstavlja vas in vaš oddelek. In seveda, želite prepričati ljudi, da se udeležijo, se prijavijo, dajo ali karkoli zahtevate od njih. Pri pripravi prepričljivih zapisov lahko sledite nekaj smernicam, ki vam lahko pomagajo doseči želene rezultate.
Prepoznajte svojo ciljno skupino
Razumite bralca ali ciljno občinstvo. Beležka za vašo ekipo bo verjetno drugačna od sporočila upravnemu odboru. Medtem ko so vedno nekatere strokovne narave, morajo biti nekatere beležke bolj formalne v govoru. Drugi dejavniki, kot so starost, spol in stopnja izobrazbe, lahko prav tako igrajo vlogo pri pisanju prepričljivega zapisa.
Navedite svojo temo
Morda se sliši neumno, ker razmišljate seveda o tem, o čem boste govorili. Toda pisanje jasne teme za vaše pismo vam pomaga, da se osredotočite na točno to, kar želite. Navedba je jedrnato pomagala, da pridete do točke brez pretiranih dodatnih komentarjev. Navedba teme je samo za referenco med pisanjem. Teme ne objavljate bralcem. Na primer, vaša tema bi lahko bila "podpora pretoku krvi naslednji torek."
Oglejte si beležko
O, to je tista sovražna beseda iz sedmega razreda v srednji šoli, "oris." Sprostite se. To je samo neformalno oris, kdo je bralec, kaj želite, in zakaj naj bi to storil. Nihče ne bo videl tega razen tebe; noben slovničar ne bo visel nad vašim ramo ali jemal rdeče pero, ker niste vedno imeli točke B, ki bi šla z vašo točko A. Ta opis vam pomaga, da naročite svoje misli. Vaš oris bi lahko bil samo vrstni red:
- Naslednji torek boste podprli pretok krvi.
- Kri poganja življenja.
- Potrebne so vse krvne skupine.
- Naredite sestanek.
Dodajte opombe k orisu, kjer so podrobnosti smiselne:
- Naslednji torek, 25. september, ob 8. uri - opoldne podprite vožnjo s krvjo
- Kri poganja življenja.
- Potrebne so vse krvne skupine.
- Naredite sestanek, da vam ni treba čakati. Pokliči ____
Naj bo kratko in osredotočeno
Začnite pisati s svojim orisom in opombami. Ne pozabite, da so beležke kratke in osredotočene. Opišite zgoščeno, vendar podrobno, kaj želite storiti bralec, zakaj, kako. Navedite prednosti ukrepanja. Končni cilj prepričljivega sporočila je prepričati ljudi, da se strinjajo s tem, kar predlagate in storite, kot ste zahtevali. Toda prepričati ljudi, da je to, kar predlagate, dobra ideja, morate bralcem dati razloge, zakaj naj bi se držali. Povejte ljudem, kaj boste pridobili, in dajte glavne prednosti tega, kar zahtevate.
Uredi in ponovno napiši
Preverite slovnične in pravopisne napake. Medtem ko je zamisel o spominu pomembna, se štejejo tudi majhne stvari. Beležka bo bolj prepričljiva, če je dobro napisana in brez slovničnih in tipkalnih napak. Poslovni ljudje imajo visoka pričakovanja. Če je beležka prepričljiva, vendar ima opazne napake, bodo te napake zmanjšale učinek in učinkovitost beležke. Po prvem osnutku jo postavite na stran in se vrnite v nekaj minutah ali nekaj urah, odvisno od tega, koliko časa imate, preden ga boste morali poslati. Ponovno preberite beležko in naredite vse spremembe, za katere menite, da jih bodo izboljšale.
Na primer, če mislite, da bi lahko uporabili več prepričanja, naredite malo raziskavo za prepričljiva dejstva:
- Podprite vožnjo krvi naslednji torek, 25. september, od 8. do 12. ure.
- Kri poganja življenja. Samo v lanskem letu je bilo v naši bolnišnici uporabljenih ____ pint krvi zaradi nujnih primerov in transfuzij. Vse zahvaljujoč krvodajalcem.
- Potrebne so vse krvne skupine.
- Pokličite ____, da se dogovorite za sestanek, tako da vam ni treba čakati.
Najprej vprašajte za povratne informacije
Preden pošljete beležko, dobite povratne informacije od drugih. Vprašajte nekaj ljudi, katerih mnenja cenite, preden jih preberete. Vprašajte, če bi jih prepričali, naj ukrepajo in če ne, zakaj. Poslušajte kakršne koli predloge in poskusite v zapisnik vključiti vse koristne ideje. Prepričljiva beležka ponavadi traja nekaj osnutkov, preden je dovolj dobra, da se razdeli.
