Beležka je način komuniciranja z drugimi v vaši pisarni. Sporočila ponavadi poročajo ali pojasnjujejo nekaj. Lahko tudi zaprosijo. Neformalne opombe se lahko uporabijo za poročanje o nečem, kar ni zelo pomembno, ali za predstavitev informacij manjšemu številu ljudi ali v manj formalnem okolju. Ko pišete neformalni dopis, bodite profesionalni in ga imejte na kratko. Neformalni dopis bi moral vsebovati približno eno stran in vsebovati potrebne informacije.
Postavite pisem podjetja na vrh prve strani neformalnega sporočila.
Besedo »Beležka« postavite tik pod glavo.
Naslednja imena pošiljatelja in prejemnika ter datum in predmet. Te informacije morajo biti na ločenih vrsticah. Pri neformalnem spominu naj bo vrstica kratka, vendar specifična, tako da bo bralec lahko hitro ugotovil, o čem je beležka. Če ni določenega prejemnika, lahko te informacije zapustite.
Jasno in natančno navedite namen dopisa v prvem odstavku. Poskusite to narediti v enem do dveh stavkih.
Napišite kratek del razprave, da pojasnite glavno priporočilo ali zahtevo spomina. Ker je to neformalni dopis, lahko preprosto navedete priporočilo. Ni vam treba vključiti veliko podpornih dokazov, dejstev ali drugih informacij, ker želite biti kratek. Ta razdelek mora biti jedrnat in natančen ter mora učinkovito posredovati točko beležke in bralcu povedati, kaj naj potem počne.
Jasno navedite, kaj naj bralec počne v kratkem priporočilu ali zaključnem delu. Čeprav je memorandum neformalen, je še vedno pomembno, da se izrazi jasna točka in priporočilo.
Nasveti
-
Naj bo vse kratko v neformalnem spominu. Napišite jedrnato in jasno v čim manj besedah.
