Konferenčna dvorana je namenjena vodilnim podjetjem za organizacijo srečanj in prireditev za sodelavce ali obiske poslovnih ljudi. Nastavitev konferenčne dvorane lahko močno vpliva na to, kako ljudje doživljajo srečanje, saj tisti, ki sedijo v hrbtu, morda ne bodo mogli slišati ali videti vsega, kar se dogaja na sprednji strani sobe. Preden začnete postavljati konferenčno sobo, analizirajte prostor, da ugotovite, katera nastavitev najbolje deluje za dani prostor. Na ta način bodo vsi udeleženci imeli enake izkušnje med predstavitvami ali dogodki.
Sprehodite se po konferenčni sobi, preden začnete načrtovati prostor. Poiščite vse električne vtičnice v prostoru, saj lahko sprednji del prostora zahteva električne vtičnice. Projektorji in zasloni lahko potrebujejo elektriko za delovanje, zato postavite sprednji del prostora, kjer so na voljo vtičnice. To se naredi tako, da se žice na tleh čim bolj zmanjšajo, saj se ljudje lahko spotaknejo nad njimi, ko hodijo po konferenčni sobi.
Analizirajte velikost prostora in primerjajte velikost s potrebami podjetja. Če podjetje išče prostor za sestanke z 20 osebami ali manj v enem samem času, je postavitev miz in stolov drugačna od prostora, ki potrebuje več sto ljudi v določenem času. Uporaba nastavitev v gledališkem slogu z dvignjenimi vrsticami je lahko učinkovitejša za več sto ljudi v nasprotju z nastavitvijo U-oblike, saj je konfiguracija U-oblike bolj primerna za 20 ljudi ali manj. Enotno konferenčno mizo bi bilo treba uporabiti le, če podjetje načrtuje, da bo naenkrat gostilo manj kot 15 ljudi, saj morajo biti zaposleni na enem koncu tabele sposobni slišati ljudi, ki sedijo na nasprotnem koncu.
Na sprednjo stran dodajte predstavitveni zaslon ali projektor, preden v prostor dodate mize in stole. Priključite vse električne naprave in skrijte žice vzdolž sten ali pod preproge.
Tabele postavite v želeno konfiguracijo, ki ste jo izbrali za konferenčno sobo. Tabele je treba namestiti blizu skupaj, če uporabljate metodo U-oblike. Postavitev gledališča zahteva, da se tabele postavijo na dvignjene škatle ali platforme. Postavite ploščad v želeni prostor, preden začnete dodajati tabele.
Sprehodite se po prostoru in se postavite za mizo, da preizkusite, ali je vsak sedež sprejemljiv za gledanje sprednje strani prostora brez ovir. Nikogar ne postavljajte na sedež, kjer ne vidi prednje strani. To storite, preden se stoli dodajo v sobo, saj je morda težje spremeniti nastavitev s stoli in mizami v sobi.
Dodajte vse stole v konferenčno sobo in podložite stole pod mizami, da prihranite talne površine. S tem bo konferenčna soba videti večja in bolj organizirana.
Dodajte steklenice vode, pisala, papirnate blazinice in morda sadje v mize pred konferenco pred dogodkom.
