Konferenčni klici so priročna rešitev za skupinsko razpravo o projektu, prejemanje posodobljenih informacij in doseganje soglasja. Mnoga podjetja so sklenila konferenčna podjetja in ta podjetja lahko zagotovijo namenske telefonske številke in dostopne kode za osebje, skupaj s spletnim pripomočkom, ki načrtuje in obvešča telekonferenčne sestanke. Dodeljena številka telekonference omogoča prožnost pri organiziranju konferenčnih klicev kadar koli, obvestila o sestankih pa lahko udeležencem pošljete po e-pošti. Proračun ali brezplačne storitve za konferenčne klice za mala podjetja dodeli številko telekonference v času razporejanja, tako da načrtovanje srečanja na spletu zahteva minimalno načrtovanje.
Namenska konferenčna linija
Odprite novo e-poštno sporočilo ali zahtevo za sestanek (če ima vaša e-poštna aplikacija to funkcijo, na primer Microsoft Outlook). Vnesite e-poštne naslove udeležencev v razdelku »Za« ali »Udeleženci«. V vrstico »Zadeva« vpišite temo sestanka.
Vnesite naslednje informacije v telo e-pošte ali uporabite samodejna polja v zahtevi za sestanek: Datum sestanka Čas začetka srečanja (vključno s časovnim pasom) Končni čas srečanja (vključno s časovnim pasom) Klicna številka (namenska telefonska številka konference)) Koda konference (če je primerno, za udeležence, ki dostopajo do konference)
Odprite razdelek za razporejanje zahtevkov za sestanek in s spustnim menijem ob vsakem udeležencu določite, ali so zahtevani ali neobvezni udeleženci (večina programov ima udeležence privzetega stanja kot je zahtevano). Če so načrti na voljo na spletu, preverite, ali so potrebni udeleženci na voljo v želenem časovnem okviru in datumu.
Priložite dnevni red ali gradivo za sestanke s klikom na gumb »Priloga« na orodni vrstici za e-pošto. Po želji po podrobnostih o konferenčnem klicu vnesite sporočilo v telo e-pošte. Za pošiljanje obvestila o sestanku kliknite gumb »Pošlji«.
Načrtujte konferenčni klic s spletnim pripomočkom
Prijavite se v svoj račun za konferenčne storitve, na primer Premiere Conferencing, Go to Meeting ali Free Conference.
Kliknite možnost "Urnik konference". Izberite datum sestanka, čas začetka in končni čas (ali trajanje) in pričakovano število udeležencev. V polje »Tema« vnesite zadevo vašega sestanka. Izberite vrsto konferenčnega klica s klikom na možnost »Brezplačna konferenca« ali »Konferenca za neposredno klicanje«.
Preverite natančnost informacij in kliknite gumb »Urnik«. Natisnite potrditveno stran za podrobnosti o konferenčnem klicu ali shranite podatke v računalnik.
Kliknite možnost za pošiljanje e-poštnega obvestila udeležencem. V ustrezna polja vnesite imena in e-poštne naslove udeležencev. Kliknite gumb »Pošlji«, da pošljete obvestilo udeležencem z navodili za klicanje in potrditvijo na vaš e-poštni naslov.
Nasveti
-
Udeležence pozovite, naj potrdijo, da se bodo pridružili konferenčnemu klicu - lahko odgovorijo pritrdilno na vaše e-poštno sporočilo ali kliknejo gumb »Sprejmi« v obvestilu o zahtevi za sestanek. Pošljite e-pošto z opomnikom in vse dodatne informacije dan pred sestankom. Ko načrtujete konferenčni klic s spletnim orodjem, podaljšajte trajanje ali končni čas in dodelite še enega ali dva udeleženca, kot je bilo načrtovano, da si zagotovite prilagodljivost. Konferenčna služba vam običajno zaračuna samo število udeležencev in dejansko število uporabljenih minut.
Opozorilo
Izogibajte se zmedi, tako da preverite podatke o sestanku, preden pošljete obvestilo. Nekatere e-poštne aplikacije zapišejo vse zahteve za sestanke v koledarju in dodajo navzkrižna ali posodobljena srečanja (ne nadomeščajo zastarelega sestanka).
