V vsakem koraku postopka naročila obstaja možnost, da se lahko zgodi napaka naročila ali težava.Nekatere od teh težav so notranje, ki jih povzročajo zaposleni v podjetju, sistemi in procesi. Nekateri so zunanji, ki jih povzročajo kupci, prodajalci in druge zunanje sile, kot so vremenske razmere. Večina podjetij sledi in analizira težave pri obdelavi naročil, tako da lahko najdejo načine za njihovo preprečevanje v prihodnosti. Težave pri obdelavi naročil so drage in negativno vplivajo na zadovoljstvo strank.
Napaka stranke
Obdelava naročila se začne z naročilom izdelka ali storitve. Med tem postopkom lahko stranka navede napačno številko izdelka, količino, naslov za dostavo ali podatke za zaračunavanje. Napaka je lahko ustna, pisna ali elektronska, preko spletnega vnosa naročil.
Povpraševanje
Obstajajo primeri, ko stranka ni prepričana, katera vrsta izdelka ali storitve bo izpolnila svoje potrebe, in bo za nasvet stopila v stik s službo za pomoč strankam. Med to izmenjavo informacij se lahko pojavijo težave. Stranka ne sme jasno komunicirati ali pa je zaposleni, ki prejme poizvedbo, lahko nov ali slabo usposobljen. Te težave lahko povzročijo, da stranka prejme izdelek ali storitev, ki ne more izpolniti njenih potreb.
Vnos naročila
Predstavniki vnosa naročil od naročnikov sprejemajo ustna, pisna in elektronska naročila ter podatke vnesejo v sistem za obdelavo naročil. Med postopkom vnosa lahko vnesejo napačne podatke o izdelku, storitvi, strankah ali zaračunavanju. Pojavijo se lahko tudi dogodki, ko zaposleni v službi za stranke vnese pravilne informacije, vendar napačne postopke obveščanja zaradi sistemske napake ali nepravilnega delovanja.
Izpolnitev
Naročila za materialne izdelke in blago se posredujejo centru za izpolnjevanje naročila in se „pobirajo in pakirajo“. Ko je naročilo izbrano, zaposleni najde zahtevane elemente v skladišču, jih odstrani iz skladišča in jih nato doda naročilu stranke. Ko je naročilo pakirano, uslužbenec prevzame izbrane predmete in jih pakira v zabojnik ali zabojnik. Pogoste težave pri izbiranju naročil vključujejo izbiro napačnega izdelka, napačno barvo ali napačno količino. Skupni problemi pri pakiranju naročil vključujejo manjkajoče izdelke, nepopolna naročila ali nepravilno pakiranje, ki lahko povzročijo škodo izdelka.
Dostava
Naročila se pošiljajo na lokacije strank prek U.S. pošto, tovornjak (imenovan tudi „zemlja“) ali dobava zraka. Običajni notranji problemi pri prevozu vključujejo izbiro napačnega prevoznika ali napačno prioriteto pošiljanja (npr. Dostava za naslednji dan, dostava v dveh dneh). Skupni zunanji problemi pri prevozu vključujejo pozno dostavo izdelka, pomanjkanje dostave izdelka ali poškodbo izdelka med postopkom dostave.
Kakovost izdelka
Tudi če so vnos in izpolnjevanje naročil brezhibni, lahko kakovost izdelka povzroči težave. Koncept kakovosti izdelka upošteva tako percepcije kot dejstva. Stranka lahko naroči izdelek, ki ustreza oglaševanim specifikacijam izdelka, vendar ne izgleda ali ne deluje tako, kot je pričakoval. V drugih primerih je slabša kakovost izdelkov očitnejša, na primer, ko se izdelek pokvari po samo eni uporabi. V obeh primerih je slaba kakovost izdelka problem, ki običajno vodi do zamenjave izdelka ali vrnitve izdelka.
