Pisanje uradnega pisma upravnemu odboru je lahko zastrašujoč proces. To je vaša priložnost, da svoje misli slišijo odgovorni, zato je pomembno, da sledite formalnemu procesu. Vendar ni smiselno, da je oblikovanje pravilno, če je vsebina pomanjkljiva ali pa ima slovnične napake.
Pred začetkom pisma odboru
V povezavi z upravnim odborom, veš, kaj želiš povedati. Kakšna je vaša motivacija? Kaj želite doseči? Pritožbeno pismo potrebuje povsem drugačen pristop od, na primer, pisma, ki zahteva financiranje projekta.
Vzemite si čas za nekaj opomb. Zapišite, kaj naj povem in zakaj je to pomembno za vas. Slednje morda ne bo prišlo do pisma, vendar vam bo pomagalo, da ste osredotočeni in razvrščeni. Ali obstaja dokumentacija, na katero se morate sklicevati, dokaze ali statistične podatke, ki jih želite deliti? Pripravite jih in si zapišite, zakaj so pomembni.
Priprava pisma
Najprej organizirajte beležke. Kaj je največja točka v zvezi s tem, zakaj pišeš? Kateri elementi podpirajo to točko? Uredite jih. To je v bistvu vaš oris, tako da je zdaj dobro.
Mnogi ljudje se borijo z začetkom pisma in mislijo, da morajo biti duhoviti že od samega začetka, vendar je bistvenega pomena biti jasen. Povejte vse, kar morate povedati, nato pa izboljšajte in zategnite pri urejanju. Za začetek se obrnite na "Dragi predsedujoči Smith in člani odbora" in nato odprite z "Pišem …", nato navedite vaš glavni razlog za pisanje.
Sledite svojemu odpiranju z glavno točko podpore in napišite nekaj strnjenih odstavkov, ki vsebujejo vsa vprašanja, ki ste jih prej omenili.
Ne pozabite, to je posel in ti ljudje imajo veliko na svojem krožniku. Ne bodite cvetlični, mehki ali dolgi. Pojdite do točke, bodite vljudni glede tega in spoštljivo odjavite.
Pomen urejanja
V resnici pisanje upravnega odbora ni veliko drugačno od pisanja kakršnega koli formalnega poslovnega pisma, razen, da gre za skupino ljudi in da se lahko bolj ukvarja z njim, odvisno od tega, zakaj pišete.
Večina ljudi preveč stresa pri pisanju, ko je najpomembnejši del, resnično, urejanje. Vedno si vzemite odmor po tem, ko ste nekaj napisali, tako da se vaša glava očisti in se vrnete s svežimi očmi.
Vzemite vsaj tri urejevalne prenose. Poiščite slovnične napake, nepotrebne besede in preveč priložnostni ton. Ljudje pogosto zamenjujejo, da so zgoščeni, ker so nevljudni, vendar je pisanje jedrnato močno in do te mere, obe kakovosti, ki dobro poslujeta v poslovni korespondenci.
Še vedno bodite spoštljivi in nekoliko spodobni, vendar ne pretiravajte in ne postavljajte ničesar preveč.
Spoznajte svoj namen
Kot že omenjeno, je pomembno vedeti, zakaj pišete. Možno je, da so tri najpogostejša pisma, ki jih boste morali napisati, zahtevati nekaj, odstopiti ali sprejeti priložnost.
Odstop: Ko odstopite od podjetja, projekta ali celo samega odbora, navedite, da ste hvaležni, da ste imeli priložnost. Pojasnite, po možnosti en stavek, zakaj odpuščate - iz osebnih razlogov -, da raziščete novo priložnost, ker si želite spremembe - ne da bi delili podrobnosti. Naj bo kratek in profesionalen. Če lahko, ponudite, da bo v prihodnosti na voljo.
Sprejem: To je lahko en sam odstavek, ki mu sledi izjava hvaležnosti. Recimo, da ste ponosni, da sprejmete to priložnost, se veselite prispevka in ste hvaležni za vero odbora. Ne razmišljajte o projektih ali namenih; za to so pogodbe.
Zahteva: Takoj, navedite, kaj zahtevate. Razloži zakaj. Če imate dokazila o utemeljenosti zahteve, na kratko to dokumentirajte. Izogibajte se obljubam o uspešnosti ali izidu, saj bi jih bilo treba navesti samo v pogodbi ali načrtu projekta, kjer imate pogajalsko sposobnost. Zahvaljujemo se jim za njihovo obravnavo in ponudbo, da bodo na voljo, če bodo imeli vprašanja ali potrebovali pojasnilo.
