Pri pisanju več osebam, ki sestavljajo upravni odbor, ni nobenih trdih pravil, kar pomeni, da imate več možnosti za obravnavo vašega pisma. Običajno boste pripravili eno pismo, ko je tabla tako velika, da postane težka, da se vsakemu direktorju naslovi posebej. Za manjše plošče lahko za vsako osebo napišete ločeno pismo in za označevanje drugih prejemnikov uporabite zapis "kopija".
Ko pišete v velik odbor
Kadar odbor sestavlja pet ali več posameznikov - ta številka je smernica, ne pravilo - običajno pripravimo eno pismo, naslovljeno na odbor kot skupino, in ga pošljemo podjetju, ki ga upravljajo. Tukaj je primer:
Upravni odbor
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Vaš pozdrav naj se glasi "Dragi odbor direktorjev:" ali "Spoštovani člani odbora:", ki mu sledi dvopičje, ne vejica. Če ste lastnik podjetja ali drug član uprave, je sprejemljivo, da uporabite neformalni pozdrav "Dragi odbor" ali "Dragi vsi:"
Uporaba distribucijskega bloka
Ker se številni odbori redko sestajajo, morda enkrat na mesec ali več, lahko kopijo skupinskega pisma pošljete vsakemu posameznemu članu uprave na njihovem domačem ali stalnem poslovnem naslovu. To zagotavlja, da se vaše pismo prebere in da se lahko upošteva pred naslednjo sejo odbora. Da bi to dosegli, napišite razdelilni blok na koncu črke s seznamom imena in naslova vsakega člana uprave. Natisnite več kopij pisma in pošljite kopijo vsaki osebi na seznamu prejemnikov.
Ko pišete v majhno tablo
Pri obravnavanju manjšega upravnega odbora - na primer s tremi ali štirimi direktorji - morate navesti vsakega prejemnika po imenu. Vaš blok naslova zdaj izgleda približno tako:
Robin Birch, predsednica
G. Jack Haslam, direktor
Olivia Blower, direktor
Upravni odbor ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Pozdrav bi moral nato navesti imena direktorjev v istem vrstnem redu kot naslovni blok: "Spoštovana gospa Birch, gospod Haslam in dr. Blower:" Dobro je, da uporabite imena, če dobro poznate prejemnike, in to je vaš običajen način komuniciranja. Etiquette zahteva, da vsaki osebi pošljete ločeno pismo, tako da natisnete in podpišete originalno kopijo pisma in kuverte za vsakega prejemnika.
Uporaba zapisa CC
Kadar so člani upravnega odbora na različnih naslovih, je smiselno vsakemu prejemniku napisati ločeno pismo. Tukaj morate uporabiti zapis "vljudnost" ali "kopija", da vsakemu prejemniku sporočite, kdo je še prejel pismo. To naredite tako, da na dnu črke dodate črke "cc:", ki jim sledijo imena drugih prejemnikov, takoj pod podpisom in natisnjenim imenom. Tukaj je primer oblikovanja:
Robin Birch, predsednica
Upravni odbor ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, Kalifornija 94105
Spoštovana gospa Birch:
Letter
S spoštovanjem, Tvoje ime
CC: G. Jack Haslam, dr. Olivia Blower
Vašo drugo pismo bi naslovili na "g. Jack Haslam", ki ste ga prejeli na "gospa Robin Birch in dr. Olivia Blower", in tako naprej. Dobro je, da preverite vse kopije, da se prepričate, ali ste vključili imena prejemnika in kopije.
