Upravni odbor zahteva, da mu poslovodstvo poroča o vseh pomembnih informacijah organizacije v jedrnati in preprosti obliki. Morali boste poročati o finančnem stanju organizacije in deliti svoje načrte z upravnim odborom.
Pripravite vse potrebne dokumente in priskrbite kopijo za vsakega člana uprave. Na minimum morate upravnemu odboru predložiti finančno poročilo in poročilo uprave, ki ugotavlja, da je prišlo do neobičajnega. Računovodski izkaz ne sme biti daljši od ene strani.
Preglejte zapisnik zadnjega sestanka odbora. Če so na zadnjem sestanku upravnega odbora še kakšni elementi, ki čakajo na razrešitev, jih lahko zdaj naslovite. V nasprotnem primeru bi morali porabiti malo časa za pregled zapisnikov z zadnjega sestanka.
Podajte pregled tega, kar se je zgodilo v organizaciji od zadnjega srečanja upravnega odbora ali zadnjič, ko ste poročali odboru. Ne posvetujte se z nepotrebnim časom na vidike organizacije, ki delujejo normalno. Za delovanje organizacije, ki ni izredna na noben način, bi morali porabiti samo stavek ali dva.
Primerjajte to, kar je bilo načrtovano, s tem, kar se je dejansko zgodilo. Navedite vse pridobitve premoženja ali novih sredstev, vprašanja zaposlenih, vključno z ustreznimi novimi najemi ali prekinitvami, ter nove programe, storitve ali izdelke. Ne izpustite negativnih rezultatov.
Razdeli in pregleda finančne izkaze. Poudarite, da člani upravnega odbora dosežejo celoten dobiček ali izgubo vaše organizacije. Če obstajajo kakršne koli pomembne odstopanja od projekcij, ponudite zgoščeno razlago.
Opišite svoje načrte za prihodnost organizacije, vključno s širokim pregledom predvidene rasti, prihodkov, novih projektov in razvoja zaposlenih.
Prikličite komentarje odbora preko seje vprašanj in odgovorov. Vprašajte člane upravnega odbora, če razumejo predvideno rast organizacije in kakšna so njihova priporočila. V tem primeru morate določiti tudi datum naslednjega sestanka odbora, če je to mogoče.
