Upravni odbor, tako kot vsaka delovna skupina, potrebuje čas in informacije, da absorbira in razmisli o novi ideji. Ne glede na to, ali ste vodja oddelka, prostovoljec, svetovalec ali član upravnega odbora, pri predstavitvi nove ideje veljajo nekatere osnovne smernice. Če boste pripravili jedrnato predstavitev in predvideli morebitna vprašanja, boste zagotovili dovolj informacij, da boste lahko sprejeli odločitve in se takoj odzvali na pomisleke.
Organizirajte informacije čim bolj strnjeno. To pomeni, da je na vrhu gradiva na voljo pregled ali povzetek, ki članom upravnega odbora omogoča, da v eni kratki branji dojamejo novo idejo in usmeritev vaše predstavitve. Okvirni poslovni načrt, ki je prikazan na Planware.org, ponuja vzorčne glavne teme, ki lahko sestavljajo vaš povzetek (glej Viri). Prilagodite jih, da ponazorite predlagano idejo in načrt napada. Prilagodite celoten opis, da bo ustrezal podrobnostim svojega pristopa. S povzetkom na eni strani in obrisom na dveh straneh ste članom odbora dali popoln pregled problema, vaše raziskave in predlagane rešitve. Gradiva, ki sledijo, se lahko razširijo na teme v vrstnem redu povzetka. To bralcem omogoča, da v kratkem branju dojamejo celotno idejo in pomagajo pri organizaciji vaše predstavitve, da se prilagodi času, ki ga dodeli odbor. Če imate nekaj minut, preglejte povzetek; z daljšim časom pregledajte oris. Z veliko časa ste pripravljeni podrobno obravnavati specifična vprašanja. To kaže tako vašo zmožnost sodelovanja, kot tudi spoštovanje drugih poslov, ki jih mora upravni odbor voditi.
Predstavite ideje v različnih oblikah. Javna vodja Patricia Fripp ugotavlja, da se nekateri ljudje spomnijo, kaj slišijo, vendar se večina ljudi spomni, kaj vidi. Če vaša zamisel vključuje prerazporeditev virov, dodatno osebje ali izboljšanje tržnega deleža, razmislite o predstavitvi teh informacij zgoščeno z grafi, grafikoni in diagrami. Programska oprema, kot je Microsoft PowerPoint, ali različni grafični programi, ki so našteti v Pure-Mac, vam omogočajo, da predstavite grafične informacije v polirani obliki (glej Viri). Zagotovite podporo za tiskanje grafike, tako da lahko člani odbora pozneje pregledajo grafe in grafikone.
Predvidite in odgovorite na logična vprašanja v predstavitvenih gradivih. Zagotovite ocene stroškov, vzorčne urnike usposabljanja ali druge podatke, ki podpirajo načrtovano uspešnost vaše ideje. Na tem področju je predvidevanje vprašanj zelo drugačno od obrambe vaše ideje pred napadom. Izogibajte se obrambnim strategijam, kot je komentiranje, da mnogi mislijo, da ideja ne bo delovala ali da bo logična vprašanja razvrščena kot ugovore.
Odgovorite na nepričakovana vprašanja takoj. Zahvaljujoč vprašalcu za njegov vpogled in priznanje, da nimate vseh podatkov ali podrobnosti na tem področju, lahko spremljate obljubo, da boste imeli odgovore v enem tednu ali drugem logičnem časovnem okviru. Sledite in izpolnite rok. Obveščajte vse člane odbora o odgovorih, ne samo vprašalnika. To kaže vašo odzivnost na skrbi in vašo željo po učinkoviti komunikaciji.
Pripravite se na prožen odziv na predloge. Ugotovite, na katerih področjih je mogoče preprosto spremeniti vašo idejo, in področja, kjer bo to težko.To pomeni, da ste korak pred odzivom na ugovore ali pomisleke.
Poskrbite za zadostne informacije, ki bodo omogočale sprejemanje odločitev. Predvsem z novimi idejami bodo člani upravnega odbora želeli pregledati informacije v svojem ritmu, preden se zavežejo. Ta postopek pregleda lahko povzroči dodatna vprašanja ali pomisleke. Materiali morajo ponuditi popoln izraz vaše ideje, ne da bi bili tako prepričljivi, da ovirajo proces odločanja. Na primer, bralci potrebujejo tri ocene stroškov, ki ste jih dobili, skupaj z imeni podjetij, ki so lahko preiskovalci; toda na tej točki niso pripravljeni prehoditi celotnega spektra vprašanj, ki jih lahko vsebujejo raziskave, ali vaše podrobne korespondence z vsakim dirigentom. Kratek odstavek o njihovi uspešnosti in časovnem okviru je ustrezen; podrobna zgodovina vsakega podjetja ovira osnovno odločitev o tem, ali naj izvede raziskavo.
Dokončajte predstavitev tako, da se zahvalite upravnemu odboru, ker ste si vzeli čas za razmislek o vaši zamisli, ne glede na njen začetni odziv. S srečo se boste vrnili z več idejami in z veseljem vas pozdravili.
