Pisanje uradnega pisma upravnemu odboru - naj gre za šolski odbor ali mednarodno korporacijo - se lahko na prvi pogled zdi zastrašujoča naloga. Razčlenitev na majhne, obvladljive korake pa je veliko lažji postopek, kot bi lahko sprva pričakovali. Uradno pismo upravnemu odboru sledi vsem pravilom poslovnega pisma. Pomembno je, da pismo ostane kratko in natančno. Uradno pismo ne bi smelo biti daljše od ene strani, tako da, če je vaše pismo večje od tega, ga urejajte, dokler ne preidete na osnovna dejstva.
Zapišite seznam stvari, ki jih boste vključili v svoje pismo na tablo. Če na primer pišete odboru, da zahtevate denar za razredni izlet, navedite, kateri učenci bodo sodelovali in kje in kdaj se bo to zgodilo.
Oblika uradnega pisma je naslednja: povratni naslov, datum, notranji naslov, pozdrav, pismo in zaključek. Eno palčni robovi morajo biti na vseh štirih straneh strani.
Uporabite obliko bloka in začnite vse besedilo na levi strani. Namesto zamenjave pustite eno prazno vrstico med vsakim delom pisma.
Pišite na pisemski papir, če je le mogoče. Če pa nimate pisma, vnesite naslov v zgornjem levem kotu. Vnesite prazno vrstico in vnesite datum.
Vnesite notranji naslov plošče, isti naslov, ki se pojavi na ovojnici, saj ločuje poslovna pisma od prijaznih. Brez notranjega naslova lahko ljudje zmedemo, za koga je pismo namenjeno.
Vpišite pozdrav. V tem primeru bi bil to “Spoštovani predsednik Jones in člani svetovnega obrtnega sveta”. Druga možnost je "Spoštovani člani Svetovnega obrtnega sveta,"
Pojdite naravnost do točke. Ne trudite se, da bi ljudem privoščili prijeten dan ali se pozanimali o njihovem zdravju. »Pišem na tablo, da« pomeni, da mislite na podjetje.
V pismu upravnemu odboru ohranite formalno podoben poslovni ton. Izogibajte se osebnih vprašanj in se držite dejstev.
Naj bodo vaši odstavki in stavki kratki in ne pozabite začeti novega odstavka, ko zamenjate ideje v svojem pismu upravnemu odboru. Izogibajte se besednim stavkom in ne uporabljajte velike besede, če jo bo naredil majhen.
Zaprite pismo na tablo s “S spoštovanjem” in upoštevajte, da ji sledi vejica. Drugo sprejemljivo uradno zaprtje je »S spoštovanjem«.
Pustite tri ali štiri vrstice za podpis, nato vnesite svoje ime. Če črko kopirate na druge, dodajte »Cc« in navedite njihova imena.
Naj vaše pismo na tablo sedi 24 ur in nato popravite slovnico ali tipkarske napake. Na glas preberite pismo in ga ocenite za formalni ton in vsebino. Ustrezno uredite.
