Pisanje zahvalnega pisma je umetnost, ki zahteva več kot le malo misli. Če ste v prijaznih odnosih s prejemnikom, bo malo humorja in topline dobro. Po drugi strani, če pišete nekomu, ki ga ne poznate dobro, kot je potencialna stranka ali vaš delodajalec, boste želeli, da ostane strogo profesionalna. Obstaja več načinov za zaključek pisma, toda skrbno izbrano zapiranje lahko pusti pozitiven vtis in odpre vrata nadaljnji komunikaciji.
Kaj so hvaležni dopisi?
Zadnji odstavek seveda zaključi pismo. Tukaj povzamete svoje sporočilo in še enkrat izrazite svojo hvaležnost. Prav tako morate poudariti razlog, zakaj ste pisanje napisali. Na primer, pisanje »hvala še enkrat za to, da ste me obravnavali za položaj« ali preprosto »hvala za vašo pozornost« so popolni hvala za zaprtje morebitnega delodajalca. "Hvala, ker ste si vzeli čas, da se sestanete z mano" ali "Cenim vaše zanimanje za našo linijo", ki bi delovala v pismu za nadaljnje spremljanje potencialnim strankam.
Če pustite vrata odprta, boste imeli priložnost, tako da morate jasno povedati, da se veselite, da boste z njim ponovno komunicirali. Na primer, lahko napišete: "Veselim se vašega odziva" ali "Veselim se ponovnega srečanja z vami."
Kateri so načini za konec pisma?
Podpisovanje vašega pisma z besedo "Vaša resnično", "S spoštovanjem" in "Spoštljivo vaše" sta preprosta in učinkovita. Ti zaključki so prestali preizkus časa in dela prav tako dobro danes kot v zgodovini pisanja pisem. To so vsestranska zapiranja, ki se lahko uporabijo za skoraj vsako formalno pismo.
Če se vam zdi, da boste morali povedati nekaj malo bolj osebnega, potem lahko uporabite zaključke, kot so "S spoštovanjem", "Vljudno", "z spoštovanjem" ali "S spoštovanjem". Ti zaključki so bolj primerni, če ste seznanjeni s prejemnikom, vendar še vedno potrebujete dotik formalnosti.
In ne pozabite na zlato pravilo kapitalizacije - enojna zaprtja, kot so "Regards", so velika, za zaprtje z več besedami pa velika beseda - druge so male črke, na primer "Lep pozdrav".
Izogibajte se pretirano prijaznim zapiranjem, kot so "Cheers", "Take Care" ali "Always", ki so lahko dobri načini za zapiranje pisem prijateljem ali priložnostnim poslovnim znalcem, vendar niso primerni za formalno zahvalo.
Ne pozabite na podpis
V idealnem primeru je vaše formalno zahvalno pismo natipkano na vašem osebnem pismu, ki vključuje vaše ime, naslov, e-poštni naslov, telefonsko številko in spletno stran, če je primerno. Po zaključku vstavite svoj rokopisni podpis nad napisano ime. Če je vaše pismo hvala po e-pošti, vnesite svoje ime po zaključku, ki mu sledijo kontaktni podatki, tako da lahko prejemnik zlahka pride do vas. Prednost e-pošte je v priročnosti - vaš prejemnik potrebuje samo "odgovor" za hiter odziv na vaše pismo - upajmo, da imate naročilo ali ponudbo za delo.
