Osebno poslovno pismo je napisano od posameznika do podjetja ali organizacije. Takšno pismo se lahko napiše iz več razlogov: za rešitev problema, kot je napaka na računu; zahtevati vrnitev ali zamenjavo izdelka; pohvaliti dobro delo zaposlenega; ali zaprositi za donacijo časa, denarja, izdelkov ali storitev v korist. Ne glede na razlog je osebno poslovno pismo napisano na praznem kosu papirja, ne na pisemskem papirju. Naslednjič, ko morate napisati eno, upoštevajte naslednje.
Nastavitve strani
Uporabite 1-palčne robove na vrhu, dnu in ob straneh strani. Če je vaše osebno poslovno pismo kratko, povečajte zgornjo mejo na 2 palca in strani na 1½ palca. Uporabite lahko berljivo pisavo, kot sta Times New Roman, Arial ali Cambria pri velikosti pisave 11 ali 12 točk. Posamezne presledke.
Slog črk
Če uporabljate slog črk, se vse vrstice začnejo na levem robu. Za spremenjeni slog bloka začnite z datumom in zaprtjem vrstic na sredini strani namesto levega roba.
Vaš naslov in datum
Vaš naslov (imenovan tudi naslov pošiljatelja) se začne v prvi vrstici strani in vsi običajno skrajšani izrazi, kot so ulica, stanovanje ali bulvar, morajo biti napisani (za formalnosti). Ne pozabite vejice med imenom vašega mesta in dvočrkovno okrajšavo vaše države. Med zadnjo vrstico naslova in datumom, ki je dan, ko je pismo dokončano ali poslano, ne pustite praznega prostora. Vnesite mesec, dan in leto v prvi vrstici in izpisite mesec. Na primer namesto »27. september 2008« ali »9/27/08« vnesite »27. september 2008«. Ne pozabite vejice med datumom in letom. Če uporabljate spremenjeni slog bloka, začnite vnašati svoj naslov v sredino strani namesto levega roba.
Ime prejemnika, ime in naslovi podjetja
Štiri vrstice (ali 1 palca) pod datumom vnesite ime prejemnika, ki se začne z »Mr.« ali "Ms." Uporabite ime in priimek, ki mu sledi vejica in naslov prejemnika (npr. Vodja, nadzornik, koordinator). V naslednji vrstici vnesite ime podjetja, ki mu sledi naslov podjetja (imenovan tudi notranji naslov), pri čemer ne uporabljate okrajšav, razen okrajšave države.
Pozdrav
Eno prazno vrstico pozneje, vnesite pozdrav z istim imenom, uporabljenim v notranjem naslovu, začenši z "Dragi." Pozdrav v osebnem poslovnem pismu se mora končati z dvopičjem. Na primer, "Draga gospa Lucinda Jones:"
Telo
V osebnem poslovnem pismu telo začne na prazni liniji po pozdravu. Eno-prostorski in levi - upraviči vsak odstavek v telesu, pri čemer pusti prazno vrstico med odstavki. Konciznost je ključna: začnite s prijazno odpiranje, ki mu sledi namen pisma. Drugi odstavek bi moral utemeljiti namen; navedite podrobnosti, kot so številke računov, številke računov, datumi pošiljk ali storitev ter imena izdelkov ali zaposlenih, ki bodo pomagali bralcu in vaši zadevi. Navedite samo ustrezno ozadje in podporne informacije, pri čemer upoštevajte, da je vaš bralec zaposlen. Zadnji odstavek bi moral ponovno navesti namen (iz prvega odstavka) in po potrebi zahtevati neko vrsto ukrepa.
Zapiranje in vodenje evidence
Zapiranje vašega osebnega poslovnega pisma mora biti levo poravnano, razen če uporabljate spremenjen slog bloka, kar zahteva začetek zapiranja v sredini strani. Če je vaše zapiranje več kot ena beseda (na primer, "Hvala" ali "S spoštovanjem"), vtipkajte samo prvo črko prve besede in uporabite vejico za zadnjo besedo, ne dvopičje, kot je predlagano po pozdravu. Kasneje tri prazne vrstice vnesite svoje polno ime. Vaše pismo lahko natisnete in fizično podpišete med zaključnim in vnesenim imenom, če želite. Osebna poslovna pisma so zabeležena komunikacija med vami in podjetjem. Zato je dobro, da kopijo osebnih poslovnih pisem hranite. Če vas skrbi njihov prihod po pošti, jih pred pošiljanjem potrdite na pošti, da boste vedeli, kdaj podjetje prejme vaša pisma.
