Pri računovodstvu obstaja več finančnih dokumentov, ki se uporabljajo za sledenje poslov družbe in celotnega finančnega stanja. Glavna knjiga in bilanca stanja sta dva od osrednjih dokumentov v računovodskem procesu podjetja. Čeprav vsebujejo podobne informacije, glavna knjiga in bilanca stanja nista enaki. Njihov namen je ločen in metode zapisovanja informacij so različne.
Opredelitev
Vse transakcije so knjižene v glavno knjigo iz dnevnika z uporabo sistema bremenitev in dobropisov, podobno kot v čekovni knjigi. Je jedro finančnih evidenc vašega podjetja, sledi vsaki transakciji od prvega dne v zgodovini vašega podjetja. Bilanca stanja se ne zabeleži tako podrobno kot glavna knjiga. To je posnetek finančnega zdravja podjetja v smislu sredstev in obveznosti v določenem trenutku.
Struktura
Računi v glavni knjigi so razvrščeni v pet kategorij; sredstva, obveznosti, kapital, prihodke in odhodke. Za vsak račun, ki ga spremlja glavna knjiga, je običajno ločena stran. Transakcije se evidentirajo v glavni knjigi, ko se pojavijo za vsak račun. Na primer, plačilo upniku bi bilo zabeleženo pod „odhodki“ in na isti dan, če bi stranka izvedla plačilo podjetju, bi se to evidentiralo pod „prihodki“. Bilanca stanja ni razdeljena na ločene strani. Namesto tega se vsote za vsako kategorijo zabeležijo, ko stojijo za to obdobje. Tako bi se na primer zabeležili skupni prihodki od 31. decembra, stroški pa bi se tudi zbrali in zabeležili. Tako bi se plačila upnikom A, B in C zbrala, ne pa posamično.
Namen
Glavna knjiga se uporablja kot vir podatkov za druge finančne dokumente, vključno z bilanco stanja. Glavna knjiga sledi transakcijam in vodi evidenco vseh podatkov za podjetje, tako da je mogoče natančno zbrati druge finančne dokumente. Nedoslednosti, računovodske napake in izgube je mogoče spremljati prek glavne knjige. Bilanca stanja prikazuje, kdo jo gleda (npr. Upnik), kaj ima podjetje v lasti, kot tudi, kaj dolguje drugim strankam na dan, ko je dokončan. Bilance se pogosto uporabljajo za ugotavljanje, ali podjetje izpolnjuje pogoje za kredit ali posojilo. Upniki, investitorji (potencialni in sedanji), vodstvo, dobavitelji, kupci, vladne agencije in sindikati uporabljajo bilanco stanja, da bi napovedali, kje bo podjetje, ali kako bo finančno gledalo na cesto. Za upnika je to orodje za oceno „tveganja“ podjetja pri obravnavi posojila. Za generalnega direktorja ali predsednika podjetja bilanca stanja pomaga ugotoviti, ali ima podjetje preveč zalog ali če mora povečati prihodke.
