Pisni pisarniški postopki pomagajo poslovati gladko in učinkoviteje. Osnovni postopki opisujejo prakse front-officea: postopke, kdo jih izvaja in kaj je storjeno. Uradi imajo smernice za upravljanje osebja, gotovinske depozite, vhodno in izhodno pošto, korespondenco in povračila.
Ravnanje z dnevno pošto (receptor)
Vhodna pošta se odpre in vsebina je označena z datumom. Preverjanja se opravijo v pladnju "Za polog". Pošta je razvrščena po prejemniku in uvrščena v poštni predal osebe.
Pripravi bančni depozit in naredi kopije prejetih čekov. Priloge so pripete na kopije preverjanja. Preglede in kopije izvodov in priloge položi na račune terjatev.
Odhodna pošta je poštni žig in vsak večer odpeljana na pošto.
Postopki po telefonu
Odgovorite na telefon s tretjim zvonjenjem. Standardni pozdrav je "Dobro jutro, ABC Company, John govori. Kako vam lahko pomagam?" Odgovorite "Samo trenutek" in postavite klicalca na čakanje.
Preverite uradni koledar za odsotne zaposlene. Če ste odsotni, povejte klicalcu in vprašajte, ali lahko nekdo drug pomaga. Če je oseba vključena, sporočite klicalcu in posredujte klic. Če je linija zasedena, povejte klicalcu in ponudite glasovno pošto ali pisno sporočilo.
Sporočila vključujejo ime klicatelja, čas in datum, razlog klica in številko povratnega klica. Sporočilo prenesite v e-poštno mesto prejemnika.
Upravljanje pisarniških potrebščin (sekretar)
Standardne dobave se popisujejo in naročajo mesečno. Pisarniški koledar se preverja za načrtovana pošiljanja in vse potrebne zaloge. Pripravi naročilnico za pisarniško dobavo, vodja pisarne pa jo pooblasti, preden jo da.
Za nestandardne dobave izpolnite obrazec za zahtevek za blago in ga pošljite sekretarju.
Vzdrževanje uradnega koledarja (sekretar)
Odgovorna je za pisarniški koledar. Ko načrtujete sestanek, preverite koledar za konflikte in pošljite zahtevo tajniku.
Mesečne pošiljke strankam, trženje in promocija se vnesejo v uradni koledar. Zaposleni, ki so odgovorni za to, lahko tajnike pošljejo po elektronski pošti.
E-poštni datumi potovanj, odsotnosti zaposlenih in počitnice tajniku.
Povračila potnih stroškov, zahteve za preverjanje in kreditne kartice
Povračila potnih stroškov se obdelujejo tedensko. Uporabite odobreni obrazec za potovanje. Vpišite datum odhodka, vrsto stroškov in razlog za stroške. Priložite berljive potrdila o stroških. Zneski se ne povrnejo brez potrdila.
Za nepravilne preglede uporabite odobren obrazec za zahtevek za preverjanje. Izpolnite podatke o prejemniku plačila, potreben datum, znesek preverjanja in razdelke o razlogih. Pridobite soglasje upravitelja ali računovodje.
Kreditne kartice se obdelujejo mesečno. Za vsak nakup je potreben račun. Na potrdilo vnesite svoje ime, razlog za stroške in druge podatke za identifikacijo. Vsi stroški brez prejemkov in osebnih stroškov se odštejejo od plače zaposlenega.
Plačila strank in računi
Dokončana naročila strank se dostavijo dvakrat na dan prevozniku A / R in jih fakturirajo do konca delovnega dne.
Dnevne vloge, ki jih prejmejo A / R, se uporabljajo do konca delovnega dne.
