Ne glede na to, ali se nahajajo v zasebnih domovih, predšolskih ustanovah ali dnevnih centrih, imajo ponudniki otroškega varstva pravne in etične obveznosti za zaščito zasebnosti svojih stroškov. Vzpostavitev sistema za varovanje zaupnosti osebnih, vedenjskih in zdravstvenih informacij pomaga pomiriti starše. Uveljavljanje tega sistema lahko prepreči škodljivo zaupanje v osebje, kar bi lahko povzročilo, da bi starši zadržali informacije, ki vplivajo na otrokovo oskrbo.
Protokol
Družine zagotovijo imena, naslove, rojstne datume in telefonske številke, ko vpisujejo svoje otroke v varstvo otrok. Vloga lahko vključuje tudi zdravstvene in zaposlitvene podatke ter številke socialnega zavarovanja. Vsi se štejejo za zaupne informacije, ki jih morajo varstvene ustanove skrbeti za zaščito otrok in staršev. Družinske okoliščine, kot so finančne težave in nerešeni ločitve, ki se lahko razkrijejo v pogovoru, prav tako predstavljajo zaupne informacije, ki jih je treba osebju razdeliti le po potrebi.
Veljavni predpisi
Zvezni zakon o prenosljivosti in odgovornosti za zdravstveno zavarovanje (HIPAA) velja za ponudnike otroškega varstva. Vendar pa so predpisi o zaupnosti držav različni. Zakon Maine na primer daje otrokom pravico do zaupnosti in zahteva, da varstvene ustanove ohranijo zaupnost vsakega otroka, ki je v njihovi oskrbi ali prej. Stanje Washingtona zahteva objekte za varovanje zaupnih evidenc, vendar ne ureja njihovega razkritja, medtem ko Kalifornijske zahteve za izdajo dovoljenj veljajo. Po navedbah ameriškega ministrstva za zdravje in socialne storitve vse države določijo ponudnike otroškega varstva kot obvezne poročevalce suma zlorabe ali zanemarjanja.
Pisne politike
Nacionalni standardi za varnost in zdravje pri delu za leto 2011 priporočajo, da imajo postopki varstva otrok pisno politiko zaupnosti. Državni zakoni lahko celo zahtevajo, da ustanove za varstvo otrok obvestijo starše o svoji politiki zaupnosti. Tipična politika, ki jo starši dobijo v priročniku za dobrodošlico, pojasnjuje, kakšne vrste informacij hrani objekt v varni datoteki in obljublja, da se zaupne informacije posredujejo le z njihovim dovoljenjem. Prav tako je treba oblikovati in pregledati politiko zaupnosti za zaposlene med novimi usmeritvami zaposlovanja in letnimi ocenami uspešnosti.
Pripravite svoj objekt
Vodenje dokumentacije za vsakega otroka in shranjevanje dokumentacije o vseh otrocih, ki so v oskrbi v objektu, na območju, ločenem od prostorov za dejavnosti, omejuje dostop do zaupnih informacij. Datoteke se lahko dodatno zaklenejo, vendar mora imeti vsaj en uslužbenec, ki je prisoten, vedno ključ v nujnih primerih ali pregled. Objekti lahko varujejo zaupne informacije, ki jih najdete v dnevnikih zdravil in evidencah o alergijah, tako da jim določite varno mesto, ki ga ne vidijo starši in obiskovalci. Instrument mora zagotoviti, da datoteke o licenciranju in pregledu ne vsebujejo osebnih podatkov o zaposlenih ali otrocih.
Dodatni varnostni ukrepi
Spletna stran programa za otroško varstvo in strani socialnih medijev ne smejo uporabljati videoposnetkov ali fotografij katerega koli otroka brez pisnega dovoljenja staršev. Spletne strani ne smejo nikoli razkriti zaupnih informacij o osebju, otrocih ali družinah. Vsakdo, ki daje pripombe v spletnih razpravah in razkriva zasebne podatke, mora biti blokiran, njihova sporočila pa izbrisana. Objekti morajo sprejeti tudi previdnostne ukrepe za brisanje elektronskih podatkov, shranjenih v računalnikih, in dokumentov s križnimi papirji, ki vsebujejo zaupne informacije ob odstranitvi.
