Ohranjanje organiziranega poslovnega okolja je ključna sestavina za uspešno podjetje. Pisarniški postopki so smernice za organizirano okolje.Sledite podrobnim korakom za nastavitev pisarniških postopkov, zato se lahko vaša ekipa osredotoči na poslovanje in ne na predmete, ki vas odpeljejo.
Preglejte trenutne postopke. Razumevanje sedanjih postopkov ustvarja osnovo za spremembe. Če niso bili vzpostavljeni nobeni postopki, je pisanje postopkovnih opažanj dober prvi korak.
Zberite povratne informacije zaposlenih. Ko ste zajeli osnovne postopke, zberite nadaljnje povratne informacije sodelavcev. Vprašajte jih: "Kaj bi se moralo spremeniti? Kaj se lahko spremeni? Je pravilen postopek v pisarni?"
Ugotovite, kateri postopki delujejo. Poznavanje dela, ki vam bo pomagalo, vam bo pomagalo pri osredotočanju na postopke, ki ne delujejo.
Ugotovite, kateri postopki ne delujejo. S poudarkom na področjih, na katerih je treba izboljšati, se lahko pripravijo priporočila.
Priporočite spremembe postopkov, ki ne delujejo. Uporabite seznam iz zgornjega koraka in se srečajte z drugimi zaposlenimi, da predložite priporočila za spremembe v postopkih, ki ne delujejo.
Podrobno opišite korake v pisarniškem postopku. Zdaj, ko imate seznam postopkov, ki delujejo, in priporočene rešitve za tiste, ki jih ne, napišite jih podrobno. Osredotočite se na povezavo enega procesa z drugim.
Uradne postopke objavite zaposlenim. Podrobno dokumentacijo je treba deliti z vsemi zaposlenimi, tako da lahko vsakdo uporablja uradne postopke.
Nasveti
-
Uradne postopke je najbolje objaviti s priročnikom za usposabljanje, sejami za vprašanja in odgovore ter dokumentom »pogosto zastavljena vprašanja«. Nikoli ne predpostavljajte, da postopek deluje. Nadaljujte s spremljanjem za stalno izboljševanje.
Opozorilo
Pisarniški postopki se včasih obravnavajo kot ovire za dokončanje poslovanja, zato se nekateri zaposleni lahko trmasto spreminjajo. Osredotočite se na prednosti pisarniškega procesa.
