Opomniki so koristni, kadar se obrnete na stranke, ki so morda pozabile plačati račun, in se obrnete na ljudi, da jih spomnite na sestanek ali dogodek. Za tiste stranke, ki pogosto uporabljajo elektronsko pošto, lahko pošljete e-poštni opomnik, ki je zelo priročen način za hitro doseganje. Online pisma zahtevajo podrobno pozornost na vsako besedo, da se zagotovi, da vaše pismo ne zveni agresivno ali nevljudno, in pravilno slovnico je treba.
Preverite natančnost podatkov, na katere želite opozoriti osebo. Pošiljanje opomnika za zbirko z netočnimi informacijami bo zmedlo in morda ogrozilo stranko. Imenovanja in opomniki o dogodkih morajo vključevati tudi točne informacije, s katerimi se zagotovi, da bodo posamezniki opravili to imenovanje ali se udeležili dogodka, ko bodo zahtevani.
Potrdite možnost, da so vaši podatki napačni ali je stranka že poslala plačilo. Izjava, ki kaže, da lahko vidite samo svoje zapise in da nimate drugih informacij, na katere se lahko obrnete, lahko pomaga osebi, ki bere pismo, razumeti vaš cilj iz vaše perspektive. Potrditev, če je stranka pred kratkim poslala plačilo in to plačilo ni izraženo v pismu, bo omejilo jezen odziv prejemnika opomina.
Bodite vljudni in ravnajte s stranko, kot bi jo radi obravnavali, če bi vam poslali opomnik. V življenju vsakogar se dogajajo spregledi, napačni preračuni in olajševalne okoliščine. Preveč nevljudni ali nespoštljivi komentarji v finančnem opomniku ne bodo pomagali dobiti denarja od osebe, ki ji pošiljate pismo. Namesto tega imejte pismo natančno in razpravljajte le o posebnostih računa na vljuden način - izogibajte se nesramnim ali škodljivim pripombam.
Pri pošiljanju opomnika z zahtevkom za plačilo vključite izvirne podatke za zaračunavanje. Veliko strank bo zahtevalo, da si ogledajo izvirno zaračunavanje, če so pozabili, za kaj je račun. Če želite prihraniti čas, vključite izvirno zaračunavanje v opomnik za stranko. Prvotni podatki za zaračunavanje storitev so lahko povezava do računa stranke na spletu, ko pošljete opomnik prek e-pošte.
Zahtevajte odgovor. Zahtevek za odgovor od stranke lahko vključuje zahtevo za nakazilo plačila, povratni telefonski klic, e-poštni odgovor ali izpolnitev pravilnih kontaktnih podatkov in vrnitev k vam. Z vljudnim povpraševanjem po odzivu stranke ste bolj pripravljeni odpreti stranko do razprave o računu in pridobitve plačila od stranke.
Vnesite kontaktne podatke, da vas dosežejo. Poskrbite, da imate v e-poštnem opomniku vse svoje kontaktne podatke. Fizični naslov ali poštni naslov morda ni dovolj; vključujejo e-pošto, spletno stran, telefonske številke in številke faksa, s čimer odjemalcu omogočite čim več načinov, kako doseči vas.
