Pisanje pisma dostojanstveniku je lahko zelo zapletena zadeva. Moraš zadeti ravno pravi ton spoštovanja, ne da bi se všeč. Poleg tega morate poznati ustrezen pozdrav za uporabo in zagotoviti, da je naslov osebe pravilen v črki in na ovojnici. Vsi dostojanstveniki enakega ranga niso obravnavani enako. Na primer, predsednik republike je naslovljen kot "Ekscelenca" v pozdrav, medtem ko je predsednik Združenih držav naslovljen kot "gospod predsednik".
Raziščite naslov prejemnika. Je državni senator, predstavnik ali kaj drugega? Ne želite, da bi bili napačni, ker boste zaradi tega postali neinformirani in zmanjšali svojo verodostojnost.
Začnite pisavo tako, da vnesete naslov, ne pa tudi svojega imena. Preskočite vrstico in vnesite celoten datum. Preskočite dodatno vrstico in vnesite uradni naslov uslužbenca in njegov fizični naslov. Na primer, če bi pisali angleški kraljici, bi napisali: "Njeno veličanstvo kraljica", ki ji je sledil naslov njenega doma. Od leta 2011 je ustavni monar kraljica Elizabeta II. Njeno ime je pravzaprav Elizabeth Alexandra Mary, toda to nikoli ni tako.
Začnite pozdrav. To se pogosto razlikuje od naslova. Na primer, če bi pisali kraljici Anglije, bi uporabili bodisi "gospo" ali "Naj bo vaše veličanstvo." Sledite oba z debelo črevo.
Vnesite besedilo svojega pisma. Bodite previdni, da ves čas ohranite spoštljiv ton. Ne glede na to, ali ste subjekt ali državljan pod vladavino ali mandatom dostojanstvenika, ga obravnavajte s spoštovanjem, ki ustreza položaju.
Črko zaključite z zaključno izjavo, ki ustreza naslovu dostojanstvenika. Za kraljico bi se moral subjekt podpisati z "Čast mi je ostati, gospa, najbolj skromna in poslušna tema Vašega Veličanstva,", ki ji sledi napisano ime in podpis osebe, ki je natisnjena. Toda za predsednika Združenih držav Amerike morate napisati samo "Spoštljivo", ki mu sledi vneseno ime in podpis. Ko pišete nekdanjemu predsedniku, zadostuje "Iskreno".
Ovojnico naslovite z istim uradnim naslovom, ki je naveden v pismu. Na primer, za nekdanjega predsednika Združenih držav bi napisali "Častno (ime)", ki mu sledi fizični naslov. Za kraljico Anglije bi vtipkali "Njeno veličanstvo kraljico", ki ji je sledil fizični naslov.
