Strašna poslovna pisma so napisali nezadovoljni potrošniki ali zaposleni, ki iščejo kakšno spremembo ali finančno nadomestilo. Večina jeznega pisma, ki se običajno imenuje pritožbeno pismo, vključuje pregled dejstev in dogodkov, ki vodijo v nezadovoljstvo. Če želi pisatelj pisma resnično vključiti podjetje v konstruktiven pogovor, mora pismo ostati profesionalno.
Uporabite izjave o dejstvih
V pismu navedite dejstva, ne predpostavk ali mnenj. Navedite, kaj je povzročilo nezadovoljstvo, jezo ali stisko. Uporabite dejstva, ki opisujejo podrobnosti o kronološkem vrstnem redu. Medtem ko navaja dejstva, ne dajejo mnenj ali čustev. Pismo je bolj profesionalno in zato učinkovitejše, čeprav so čustva čim bolj izpuščena.
Na primer: "Na mojem letalskem računu je zaračunan za tri preverjene vrečke. Na moji vozovnici je navedena samo ena preverjena torba." Te izjave so dejanske, ker jih je mogoče dokazati z dokumentacijo računa in vozovnice.
Ko so dejstva navedena, pojasnite, zakaj je to povzročilo jezo in razočaranje. Vzdržite se od imenovanja, psovk in obtožnih izjav. Na primer: "Kradete moj denar s temi nezakonitimi tožbami", le še povečuje težavo. Dokazovanje kraje je veliko težje kot od podjetja, da sprejme odgovornost za napako in samodejno postavi podjetje v obrambo.
Jasno in jedrnato
Lastniki podjetij, upravitelji in službe za stranke nimajo časa za branje romana. Čeprav je pomembno zagotoviti, da se posredujejo ustrezna dejstva, ohranjati jasnost in natančnost bralca. Razmislite o pritožbenem pismu kot o povzetku znanstvenega poskusa; veliko je informacij, ki gre v eksperiment, ki je na kratko povzet z zaključkom na koncu. Žalitveno pismo enako povzema dejstva in navaja ugotovljeno čustveno stisko.
Primer, kako izraziti svojo jezo, je: "Prepričan sem, da lahko cenite frustracijo, ki jo je doživela moja družina, ko smo spoznali, kaj se dogaja." Ta pristop si prizadeva za empatični odziv in ne za obrambni.
Zahteva za ukrepanje
Le malo ljudi piše pismo samo, da bi se odzvali; Ukrepi in reševanje so običajno končni cilji. Na primer, zaposleni, ki ima s sodelavcem težave z odstopajočimi komentarji, najverjetneje želi videti spremembe pravilnika podjetja in disciplinskega protokola. Primer potrošniškega pisma je lahko, če je hotelski gost pomotoma zaračunan za različne storitve; Hitro povračilo je predvideni rezultat.
Te želje in zahteve za ukrepanje so jasno navedene na koncu glavnega telesa tik pred zaključkom. Nekatere črke prav tako navajajo želene ločljivosti na začetku črke in jih nato ponovijo na koncu. Ohrani zahtevke za ukrepanje vljudno in jedrnato, kot preostanek pisma. Naredite želeno resolucijo tako, da bo bralec razumel pričakovanja - to ne zagotavlja ničesar, ampak začne pogovor.
Na primer: »Na podlagi zgoraj navedenih dejstev v naslednjih dveh delovnih dneh vnesite celotno vračilo vseh nepravilnih stroškov.« Bralec ve, kaj hočeš.
Vljudno zapiranje in kontaktne informacije
Zaprite pismo, tako da se bralcu zahvalite, ker ste si vzeli čas, da je vse pregledal in razumel vključena čustva. Uporabite standardno zapiranje, kot so "Hvala," ali "S spoštovanjem", ki mu sledi natisnjeno ime in kontaktni podatki. Prevzemite pismo za napake v črkovanju in slovnici ter si iskreno poglejte ton, da zagotovite, da ostane profesionalen.
Zapišite vse priloge s črko tako, da vnesete "Enclosures", pod kontaktnimi podatki, ki ločujejo dva bloka s presledkom. Ustrezni prilogi vključujejo potrdila, dopise, slike ali druge natisnjene dokaze, ki podpirajo vaš primer.
