Zahtevek za predloge (RFP) je najzgodnejša faza postopka javnega naročanja ali postopek pridobitve potrebnega blaga ali storitev. Zahtevek za predloge poziva potencialne dobavitelje, da predložijo predlog za blago ali storitev, ki jo vaše podjetje potrebuje. Zaradi te zahteve za predloge je pridobitev potrebnega blaga ali storitev sistematična in konkurenčna ter omogoča, da vaše podjetje izbere najboljšo možnost med kreativnimi rešitvami več ponudnikov.
Opis
Zahteva za predloge ni le zahteva za oceno cene, temveč je zahteva za podrobno poročilo, ki vsebuje osnovne informacije o podjetju in zgodovino, finančne podatke, tehnične sposobnosti, informacije o izdelku in preverljive reference strank. Zahtevek za predloge običajno vključuje podroben opis zahtevanega predmeta, projekta ali storitve, da bi dobili natančne odgovore ponudnikov. Običajno zahtevek za predloge ni odprt za javnost, ampak je poslan na predhodno odobren seznam potencialnih ponudnikov.
Funkcija
Zahtevek za predloge služi za pridobitev potrebnih dejstev in številk za zagotovitev dobrih poslovnih odločitev za kompleksne projekte. Skozi postopek RFP morajo podjetja tekmovati, da bi zagotovili najboljši predlog za zadevno blago ali storitev, da bi pridobili kupčevo poslovanje. To omogoča kupcu, da preveri več možnosti za najboljšo kombinacijo kakovosti, pogojev in storitev po najboljši možni ceni. Zahtevek za predloge se uporablja tudi za spodbujanje dobaviteljev, da najdejo kreativne rešitve za poslovne probleme, predstavljene v RFP. Ker se lahko zahteva za predloge pripravi na dolgi rok, jo je treba uporabiti le, kadar je to potrebno za zapletene projekte.
Koristi
Zahtevek za predloge je zanimiv za različne naročnike in spodbuja ponudnike, da ponudijo najboljši izdelek ali storitev po najboljši ceni. Od začetka se potencialni ponudniki zavedajo, da je izbirni postopek zelo konkurenčen. Postopek RFP zahteva, da kupec navede, kaj namerava kupiti, in dobavitelje, da se dejansko odzovejo na zahtevo. Skozi strukturiran postopek ocenjevanja in izbire lahko podjetja in organizacije pokažejo svojo objektivnost v izbirnem postopku.
Pomanjkljivosti
Postopek RFP ima tudi svoje pomanjkljivosti. Ker zahtevki za predloge zahtevajo veliko truda s strani kupca in dobavitelja, so lahko zelo zamudni. Čas in trud, potreben za pripravo dokumentov in načrtovanje sestankov, lahko povzročita zamude. Zaradi časa in težav pri odzivanju na prošnjo za predloge se lahko nekatera podjetja odločijo, da ne bodo sodelovala. Določanje, kaj podjetje želi kupiti, je lahko težavno in nejasne zahteve pogosto povzročajo nezadovoljive predloge potencialnih dobaviteljev. Poleg tega so lahko predlogi dolgotrajni in težki, da jih družba za nakup učinkovito oceni.
Ključni elementi
Dobro napisana zahteva za predloge mora vključevati več ključnih elementov. Poleg osnovnih elementov, kot so povzetek poslovanja, ki ga je treba opraviti, opis zahtevanih proizvodov ali storitev in podrobne poslovne zahteve, morajo zahtevki za predloge vključevati tudi informacije za dobavitelje o tem, kako se odzvati. Vključiti je treba informacije za dobavitelje o tem, kako pristopiti k kupcu, uporabiti ocenjevalni postopek, želeni format predloga, rok, merila za izbiro, kontaktne informacije in načrtovani časovni načrt projekta.
