Sporočila o izplačanih plačah zagotavljajo zaposlenim informacije o novih spremembah v politiki podjetja in opozarjajo zaposlene na trenutno politiko. Na primer, če zaposleni običajno pozabijo podpisati svoje časovne kartice, jih lahko na kratko opomni na kratko. Če bodo zaradi počitnic pregledi na voljo dan prej, lahko z obvestilom obvestite zaposlene. Pošljite beležke le potrebnemu osebju. Oddelek za izplačane plače mora vključevati zapise o izplačanih plačah s plačami zaposlenih ali izjavami o plačah, da se zagotovi, da zaposleni prejmejo obvestilo.
Napišite naslov. Vključite datum, prejemnike, naslov in zadevo. Na primer: 12/01/2020 Za: Vse zaposlene Od: Oddelek za izplačilo Zadeva: Zgodnji dan plačila
Napišite telo beležke; to je vaš razlog za pisanje beležke. Na primer: "Zaradi božičnih praznikov bodo pregledi na izplačane plače na voljo 23. novembra." Posamezne odstavke razdelite v eno mesto in, če je beležka več kot ena, podvojite presledek za vsak odstavek.
Napišite zaključek. Medtem ko vam ni treba biti formalni, kot ste v poslovnem pismu, vključite zaključno izjavo in ime vašega oddelka. Na primer: "Če imate kakršna koli vprašanja, se obrnite na službo za izplačilo plač. Hvala." Če ima vaš oddelek svojo lastno razširitev, vključite telefonsko številko.
Nasveti
-
Upoštevajte, ko pošiljate beležko vsem zaposlenim, ki jih spomnite na politiko podjetja, da nekateri zaposleni pravilno izvajajo dejanje, tako da ne želite izraziti pisanja. Na primer: "Samo hiter opomnik politike podjetja, da morajo zaposleni podpisati svoje časovne kartice. Hvala!" Obvestila o spremembah pravilnikov morajo biti enostavna in natančna, vendar morajo vsebovati kontaktne informacije za vprašanja. Na primer: "Začenši dne 02/28/12, morajo zaposleni svoje povračilo obrniti na teden. Če imate kakršna koli vprašanja, se obrnite na Susie ob podaljšanju 210. Hvala." Če kopijo beležke pošljete drugi osebi, na primer lastniku podjetja, pod zadevo vključite povezavo za ime osebe. Texas A & M University priporoča uporabo podnaslovov za beležke, ki so daljši od treh odstavkov. Uporabite pisem podjetja na beležkah, da bralcu pomagate vedeti, da je to uradni zapis. Preden pošljete beležke, dobite soglasje od vašega vodje oddelka ali lastnika podjetja.
Opozorilo
Beležke, napisane v nenavadnih pisavah, so lahko težko berljive in neprofesionalne. Uporabite standardno pisavo in besedilo poravnajte z levim robom za lažjo berljivost.Tudi če je dopis pritožba, bodite previdni pri besedah, ki jih izberete med pisanjem. V vsakem trenutku ohranite svojo profesionalnost.
