Ko so izpolnjeni, obrazci W-9 vaših prodajalcev, samostojnih delavcev in izvajalcev ne potečejo. Vendar pa IRS zahteva, da jih je treba zamenjati, ko se spremenijo specifične informacije, vključno s spremembami imen, tipom poslovnega subjekta ali identifikacijsko številko davčnega zavezanca. Čeprav IRS ne zahteva, lahko vaše podjetje zahteva posodobljene obrazce W-9 za namen vzdrževanja natančnih evidenc vaših ponudnikov storitev.
Nasveti
-
Obrazci W-9 vključujejo pomembne davčne podatke o ponudnikih storitev vašega podjetja in ne potečejo. Vendar pa lahko nekatere spremembe informacij povzročijo potrebo po novem W-9.
Namen W-9
Obrazci IRS W-9 uporabljajo podjetja za zbiranje informacij davkoplačevalcev o ponudnikih storitev, ki niso zaposleni. Finančne družbe uporabljajo tudi obrazec W-9 za poročanje o obdavčljivih obrestih in dividendah, izplačanih svojim strankam. Podatki, vneseni na obrazcu, se pošljejo IRS-u, da dokumentirajo plačila, ki jih je opravil samostojni podjetnik, neodvisni izvajalci in prodajalci, ki so prejeli več kot 600 $ za storitve, opravljene v koledarskem letu. IRS od posameznikov zahteva, da izpolnijo obrazec z imenom, naslovom, davčno številko ali številko socialnega zavarovanja in podpisom. Prodajalce in neodvisne izvajalce prosi za ime svojega podjetja, vrsto poslovnega subjekta, identifikacijsko številko zaposlenega in podpis glavnega zavezanca. Vsi ponudniki storitev morajo navesti, ali so oproščeni ali niso izvzeti iz zadržanja rezerv.
Ko je potreben nov obrazec W-9
Da bi zagotovili, da se prihodek, ki ga poroča podjetje, ujema z informacijami, predloženimi v davčnih napovedih ponudnikov storitev, IRS zahteva zamenjavo obstoječega obrazca W-9 pod nekaj okoliščinami. Potreben je nov W-9, če se spremeni ime osebe, kot na primer po poroki; Vendar pa sprememba naslova ne zahteva zamenjave W-9. Drugi razlog bi bil, če bi se podjetje spremenilo iz ene vrste pravne osebe v drugo. Če se na primer samostojni podjetnik spremeni v LLC, je potreben nov obrazec W-9. Podobno bi sprememba iz identifikacijske številke davčnega zavezanca na identifikacijsko številko delodajalca zahtevala nadomestni obrazec.
Spremembe pri zadržanju varnostne kopije
IRS lahko podjetju naroči, naj zadrži določen odstotek dohodka, plačanega določenim ponudnikom storitev. To se imenuje zadržanje rezerv. Podjetje zadrži denar in ga pošlje IRS iz razlogov, ki lahko vključujejo nezadostna plačila davkov, nepravilno davčno številko ali neobdavčitev davčne številke. IRS zahteva nov obrazec W-9, ko se podjetju odredi, da sproži rezervno odtegljaje za samostojnega delavca, neodvisnega izvajalca ali prodajalca. Nadomestni obrazec mora navajati spremembo pri zadržanju rezerv iz izvzetja iz oprostitve.
