Ko organizacije ali vladne agencije, kot so mesta in okraji, potrebujejo blago ali storitve, želijo doseči najboljšo možno ponudbo. Da bi dobili najboljšo ponudbo, izdajajo dokumente, ki se imenujejo zahteva za predloge (RFP), zahtevo za ponudbe (RFQ) ali zahtevo za ponudbe (RFB). Ti pravni dokumenti pozivajo podjetja k ponudbi za dobavo zahtevanega blaga ali storitev. Če so ti materiali potrebni hitro, se lahko ponudbe sprejmejo le za nekaj dni. V tem primeru lahko organizacije ali vladne agencije od ponudnikov zahtevajo, da izpolnijo in vnesejo beležko o ponudbi namesto polne ponudbe, ki je lahko dolga več strani.
Zapišite številko ponudbe v polje ali na vrstico z oznako »Številka ponudbe«. To obvešča organizacijo ali vladno agencijo, ki je zaprosila za ponudbe, natančno, na kateri projekt se prijavljate. V polje ali vrstico z oznako »Datum« vnesite datum, ko izpolnite številko ponudbe.
V polje ali v vrstico z oznako "Ime projekta" ali "Naslov" napišite naslov ponudbe. To je mogoče najti na prvi strani dokumentov s ponudbo. Vnesite kraj projekta v polje ali na vrstico z naslovom »Lokacija«. Če želite ponuditi izdelke, je lokacija, kamor želite dostaviti izdelke.
Vključite podatke o podjetju. Obstajajo škatle ali vrstice za vpis imena vašega podjetja, telefonske številke, naslova in imena zaposlenega, ki piše in potrjuje ponudbo.
V polje ali na vrstico z oznako "Vrsta dela" napišite vrsto dela, ki se zahteva. Na primer, če ste ponudbo za zagotavljanje storitev upravljanja gradnje, napišite "Gradbeništvo Management."
Napišite, kaj boste zagotovili organizaciji ali vladni agenciji v razdelku "Vključeno delo". Za vsako ponujeno storitev ali izdelek vnesite znesek, ki ga želite plačati, v razdelku "Znesek ponudbe" na desni strani oddelka "Vključeno delo". V stolpcu ali vrstici »Skupna ponudba« vnesite stolpec »Ponudba zneska«.
Izpolnite razdelek "Potrditev dodatkov". Dopolnila izdaja organizacija ali vladne agencije, kadar pride do spremembe v dokumentih s ponudbo. Vključite številko dodatka v tem oddelku in datum izdaje. Te informacije se nahajajo na posameznem dodatku. Ni vedno izdanih dodatkov; Če ni dodatkov, pustite ta razdelek prazen.
