Kdor dela ali upravlja pisarno, razume pomen vzdrževanja inventarja pisarniškega materiala. Nič ne prinaša napredka dela v mirovanje hitreje kot zmanjkalo osnov, kot so peresa, kartuše za toner, papir in ovojnice. Ko so vam zaloge na voljo, je pomembno slediti porabi in porabi, tako da sledite nekaj preprostim pravilom osnovnega upravljanja zalog.
Vratar
Eno od prvih pravil dobrega upravljanja zalog je zagotoviti, da ima upravitelja. Določi nadzornika. Uspešno vzdrževanje inventarja pomeni vedeti, kaj je na zalogi in kako dolgo je bilo tam, beležiti vrednost inventarja in spremljati, kje gre, ko zapusti oskrbovalno območje. Pisarniške potrebščine vključujejo številne majhne predmete, ki lahko enostavno izginejo. Zaloge je treba hraniti na zavarovanem območju z omejenim dostopom do nekaj ključnih zaposlenih. Vodite evidenco o razdeljenih predmetih in zamenjajte predmete.
FIFO
FIFO je kratica za prvo in prvo. To je računovodski izraz za poročanje vrednosti zalog in zagotavlja, da se prvi kupljeni predmeti prvič uporabijo, tako da vrednost ostane pravilna. To je tudi pameten način za preprečevanje staranja, zastarelosti ali zastarelosti zalog. Najprej morate uporabiti elemente, ki ste jih kupili. Ko kupite nadomestni inventar, ga odložite za starejšo zalogo in naročite zaposlenim, naj prevzamejo dobave od spredaj. Izdelki s črnilom se lahko izsušijo, papir se lahko obarva in deli opreme lahko zastareli. Z metodo FIFO zmanjšajte količino odpadkov in ohranite svoj inventar svež.
Vzvod Kupovanje
Vzdrževanje seznama pisarniških potreb daje podjetju možnost nakupa večjih količin, kar pomeni prihranke pri popustih. Ti prihranki se hitro kopičijo pri nakupu najbolj priljubljenih izdelkov v razsutem stanju. Če je nakup vseh vaših potreb po pisarniški opremi dodeljen enemu prodajalcu, uporabite to kupno moč za pogajanja o prihrankih tudi pri manjših nakupih. V celoti izkoristite prednosti nagradnih programov, ki jih ponujajo dobavitelji. Poslovanje s ponudbo pisarniških storitev je konkurenčno, zato uporabite postopek ponudbe, da ugotovite, katero podjetje ima najboljši program za vaše potrebe.
Organizacija
Ključ do uspešnega upravljanja zalog je v organizaciji dobave. Da bi bil sistem učinkovit, morajo imeti zaposleni možnost dostopa do tega, kar potrebujejo, ko ga potrebujejo. Dobave je treba odložiti z najbolj uporabljenimi predmeti v višini oči in na dosegu roke. Na manjših rabljenih delih na višjih policah so zaloge manj, vendar se prepričajte, da niso pozabljene. Objavite seznam inventarja o tem, kaj je na zalogi in kje ga je mogoče najti. Območje mora biti čisto in urejeno. Zamenjajte predmete z dovolj časa, da ne boste zmanjkali, še posebej kritične elemente. Redno čistite zastarele izdelke.
