Pomembno je, da napišete podatkovno poročilo, ki bo učinkovito posredovalo zadevo zaposlenim vodilnim delavcem, ki imajo samo nekaj minut, da gredo skozi vaše poročilo. Ena od ključnih stvari, ki jo želite vključiti, je vizualna predstavitev najpomembnejših podatkov, kot so grafikoni in grafikoni. Jezik bi moral biti tudi jedrnat in brez žargona.
Pregled pisanja dobrega analitičnega poročila
Prvi korak je opisati poročilo glede na smernice, ki jih morate upoštevati. Vsako podjetje ima običajno svojo obliko za pisanje poročil, zato morate slediti formatu. Ta osnutek vam bo v bistvu prinesel načrt, ki ga boste upoštevali, ko boste napisali poročilo, in upajmo, da vam bo pomagal pri obravnavanju blokov pisateljev, ki se lahko pojavijo pozneje. Poročilo bi morali pripraviti, da bi razložili in analizirali vse podatke in sklepe, ki jih je mogoče doseči v preprosti obliki. Če je poročilo dolgotrajno, boste morda morali vključiti tudi kazalo vsebine.
Razmislite o vidnem vidiku
Podatki sami po sebi so lahko abstraktni in težko umeščeni v kontekst. Torej bi morali biti velikodušni pri uporabi grafikonov, grafov in tabel za ponazoritev rezultatov vaše analize. Kjer je potrebno, lahko v besedilo vključite reference, da pojasnite vitalne grafike. Vaš bralec mora biti sposoben vedeti, kaj je najpomembnejše pri vsaki grafiki, zato jo morate poudariti, namesto da bi samo opisali, kaj je že mogoče videti. Prav tako se prepričajte, da so vaše besedilne reference blizu grafike, na katero se sklicujejo, tako da lahko vaši bralci vzpostavijo povezavo med obema.
Naredite grob osnutek
Ko končate s pregledom, ustvarite grob osnutek, ki vključuje najpomembnejše informacije, strukturirane glede na oris. Tehnične podrobnosti zdaj niso pomembne; lahko jih dodate pozneje. Ideja je najprej vključiti najpomembnejše informacije, da jih bo bralec lahko zlahka našel, ko bodo prejeli vaše poročilo. Ne pozabite, da je veliko vaših bralcev zasedenih. Prav tako ne pozabite biti previdni pri uporabi žargona in se ga izogibati, kadar koli je to mogoče.
Povzetek in povzetek
Čeprav se pojavljajo na začetku vašega poročila, sta povzetek in povzetek končni vidik, ki ga boste napisali. Oba oddelka predstavljata povzetek poročila, ki prikazuje pomembne zaključke poročila. Zato jih nazadnje pišete.
Povzetek ima svoj pomen v poročilu o analizi podatkov. Razlog, zakaj se imenuje povzetek, je, da je povzetek za vodstvo podjetja. To so domnevno zasedeni ljudje, ki nimajo časa, da bi prebrali celotno poročilo, pregledali vse podrobnosti. Zato bi morali poskusiti, kolikor je mogoče, zajeti najpomembnejše točke poročila v povzetku, kot so cilj, glavne podatkovne točke in zaključek. Bodite čim bolj natančni in vključujte samo najpomembnejše točke. Če lahko vodstvo takoj razume, kaj je poročilo, samo če preberete povzetek, ste opravili svoje delo.
Naredite revizije
Preglejte analizo podatkov tolikokrat, kot je potrebno, pri tem pa poskrbite, da bodo informacije logično usklajene. Izogibajte se zapletenim, dolgočasnim odstavkomom in uporabite belo površino, da bo poročilo estetsko privlačno. Predstavite tabelirane podatke kot grafikone. In končno, izogibajte se uporabi pasivnega glasu po vsem.
