Kako napisati poslovno e-pošto. Ker je več in več podjetij odšlo na spletu, je veliko bolj običajno, da prejmejo poslovno pismo po e-pošti kot prek dobre staromodne pošte. Opravite svoje podjetje profesionalno z uporabo pravilnih poslovnih e-poštnih tehnik.
Uporabite podrobno vrstico z zadevo. Vodstvo podjetja se pogosto pritožuje, da je e-poštni naslov z zadevo, ki je nejasna ali prazna, v mapi z neželeno pošto. Izogibajte se zanemarjanju, tako da vključite preprosto, vendar temeljito zadevo.
Reci živijo. Poslovna e-pošta je postala tako neformalna, da nekateri ljudje ne začnejo niti s pozdravom. Izogibajte se tej navadi. Ustrezno naslovite osebo, ki jo pišete, in uporabite dvopičje, namesto vejice. Na primer, "Dragi gospod Smith:" je pravilna otvoritev podjetja. Ko se vzpostavi korespondenca nazaj in nazaj, lahko preklopite na vejico.
Povzemite. Preskočite življenjsko zgodbo in pridite do točke. E-pošta podjetja mora biti kratka in jedrnata. Svojemu sodelavcu lahko poveste o rojstnem dnevu vašega sina v sobi za počitek, ne pa v poročilu, ki mu ga pošljete po e-pošti.
Izberite zapiralno črto in jo držite. Če raje končate poslovno e-pošto z »Hvala«, se vedno konča s tem. Nekateri ljudje raje »Iskreno« ali »Najboljše« ali »Zelo resnično«. Če ste skladni s svojim zaključkom, bodo osebe povezali to linijo z vašimi e-poštnimi sporočili in se počutili, kot da vas bolje poznajo kot poslovnega partnerja.
Zgradite dobro obveščen, vendar nadzorovan podpis. Podpisi poslovnih e-poštnih naslovov morajo vključevati vaše polno ime (nikoli samo začetnice), vaš naslov, vaše podjetje in vse ustrezne informacije, ki jih potrebuje sodelavec, da bi stopil v stik z vami. Upirajte se pozivam, da naredite podpis 10 vrstic. Zelo dolgi podpisi se v poslovnem svetu razumejo kot prizanesljivi.
Nasveti
-
Vedno preverite črkovanje in preverite e-poštni naslov podjetja. Neformalnost ni sprejemljiva zgolj zato, ker odgovarjate na spletu. Izogibajte se klicajočim znakom. Tone je težko razlagati v e-pošti. Obdržite nevtralni ton z uporabo obdobij namesto vzklik. Večina ljudi raje, da se predmeti pošljejo kot priponke, kot da se kopirajo in prilepijo v telo e-pošte.
Opozorilo
Ne pozabite na moč "CC" in "BCC" pri pošiljanju elektronskih sporočil za podjetja. Vaš e-poštni naslov lahko prebere nekdo, ki je bil kadarkoli "slepi kopirani", zato je pomembno, da ostanete profesionalni.
