Dejavnosti zbiranja so neprijetna nujnost, ko nekdo dolguje denar za vas ali vaše podjetje in se ne zdi plačati. Namesto da se ukvarjate z zamudno in brezplodno igro telefonske oznake z osebo, ki ima vse razloge, da se izognete vašim klicem, napišite poslovno, temeljito pismo kot oprijemljiv opomnik za dolg. E-poštna sporočila lahko trajajo manj časa in pripravljajo manj kot črnilo na papirju, vendar dejstvo, da si prizadevate komunicirati prek pošte, poudarja vaš iskren in resen namen, da zagotovite plačilo.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Glava pisma
-
Kopija računa
Ustvarite pismo na uradnem pisemskem papirju podjetja ali organizacije, ki ji je plačilo dolgovano. Če takšnega pisma ni, odprite pismo s svojim imenom ali naslovom vaše organizacije. Sledite tem podatkom s polnim imenom in naslovom osebe ali subjekta, ki vam dolguje plačilo. Pred pozivom navedite številko računa prejemnika in račun ali številko transakcije, ki identificira prejemnika.
Uporabite formalni osebni pozdrav. Naslovite prejemnika kot "Draga gospa Jones" ali "Dragi gospod Smith." Začnite z "Za koga se nanaša", če nimate polnih kontaktnih podatkov za posameznika.
Ohranite profesionalen, srčen, optimističen ton, tudi če čutite globok občutek frustracije. Osredotočite svojo prozo na idejo, da je prejemnik plačila spregledal vaš račun in preprosto potrebuje opomnik za ustrezno nakazilo.
Navedite znesek in naravo dolga, vključno s popolnimi podatki o nakupu ali storitvi, za katero plača. Vključite datum transakcije in dobave ter vse druge podatke za identifikacijo.
Podajte, kaj pričakujete od prejemnika, vključno s tem, kako hitro pričakujete plačilo. Pojasnite vse kazni, vključno z obrestmi ali zamudami, ki že veljajo ali bodo veljale.
Navedite svoje kontaktne podatke, da lahko prejemnik pride do vas, da pojasni situacijo ali zahteva podaljšanje plačila. Navedite svojo neposredno telefonsko številko in e-poštni naslov, tudi če se pojavita na samem pisnem pismu. Zahvaljujte se za hitro pozornost prejemnika in potrditev vrednosti, ki jo pripisujete svojemu delovnemu ali poslovnemu odnosu.
Nasveti
-
Stari rek, da "boste ujeli več muh z medom kot s kisom" se v veliki meri nanaša na opomnike za plačila. Razen če to pismo ne predstavlja končnega povpraševanja, pustite, da se možnost, da je račun zavrnil, ali pa je plačnik doživel kakšno nesrečo, ki je posegala v njegovo pozornost do podrobnosti o plačilu.
Priložite kopijo ustreznega računa ali izjave. Če vključite ovojnico, ki je naslovljena na samopošiljanje, jo navedite v svojem pismu.
Opozorilo
Če vaše pismo opisuje posebne ukrepe, ki jih nameravate sprejeti kot del zbiranja, vključno s sodnimi postopki za majhne zahtevke ali drugimi ukrepi, bodite pripravljeni slediti ukrepom, ki jih opisujete.
