Čeprav veliko ljudi vidi srečanja kot izgubo časa, so učinkovit način za izmenjavo informacij, spremljanje napredka velikega projekta in izboljšanje komunikacije med člani skupine. Pomembno je, da se vsi udeleženci udeležijo sestanka in pridejo pravočasno, da bi preprečili nepotrebne zamude. Učinkovit način za spodbujanje udeležencev, da so pravočasno prisotni, je, da vsakomur pošljete opomnik na prihajajoči sestanek nekaj dni pred predvidenim potekom.
Pošljite e-pošto vsem udeležencem sestanka nekaj dni pred sestankom.
Vnesite e-poštne naslove vseh, za katere se pričakuje, da se bodo udeležili v polju »Za« e-poštne predloge, nato začnite sestavljati sporočilo.
Vključite pomembne podrobnosti, kot so datum, čas in lokacija. Lahko pa priložite tudi dnevni red, če ga imate. To bo pomagalo udeležencem pripraviti se na srečanje.
Če bo na sestanku sodelovalo le nekaj ljudi, boste morda želeli vsem poslati besedilno sporočilo. To opozori udeležence načrtovanega sestanka in pošlje podatke neposredno na njihove mobilne telefone. Na ta način lahko preverjajo podrobnosti, kot so čas in lokacija sestanka, s pritiskom na gumb, kjer koli so. (Poskrbite, da imate pravilno številko mobilnega telefona za vse. Sporočila, ki so nenamerno poslana v stacionarno telefonsko linijo, ne bodo prejeta.)
