Prvi vtisi se štejejo, zato je bolje, da se dobro odločite, še posebej, ko zahtevate poslovno srečanje. Ne glede na to, ali nameravate pisati potencialnemu poslovnemu partnerju, vladnemu uradniku ali stranki, lahko vaša izbira besed vse spremeni. Slabo napisana zahteva za imenovanje lahko vpliva na vašo podobo - in vašo blagovno znamko. Poleg tega lahko uniči vaše možnosti za pozitivni odgovor.
Uporabite ustrezno vrstico zadeve
Ko pošljete pismo s prošnjo za sestanek, se prepričajte, da vrstica z zadevo opozarja na vašo namero, da spoznate prejemnika. Naj bo kratek in preprost. Tukaj je nekaj primerov:
- Zahteva za sestanek
- Zahteva za sestanek
- Zaprosilo za sestanek
- Zahteva za izpolnitev dne (v dnevu v tednu)
- Razporejanje sestanka
Odvisno od vaših nastavitev lahko postavite zadevo nad ali pod naslov prejemnika. Če želite kontaktirati prejemnika na spletu, lahko uporabite isto temo za vaš e-poštni naslov in pismo.
Predstavite se
Začnite pismo, tako da se predstavite. V primeru, da ste v nekem trenutku spoznali prejemnika, ga ne pozabite omeniti. Če je potrebno, navedite kratek opis vaše organizacije ali njenega poslanstva. Na primer, lahko bi rekli nekaj podobnega:
Spoštovani zastopnik (priimek)
Moje ime je (vaše ime) in vas kontaktiram v imenu (ime podjetja). Imamo skupni interes za … in želim razpravljati o več.
Če imate napotitev, lahko začnete z: (Referalno ime) je omenilo, da vas zanima več o naših izdelkih in storitvah. Rad bi vas povabil, da se pogovorite o našem dnevu in času.
Navedite namen sestanka
Naj prejemnik ve, kaj lahko pričakuje od sestanka, vključno s tem, kako dolgo bo trajalo. Navedite grob urnik in pokrijte glavne točke. Na primer, lahko rečete:
Vnaprej se vam zahvaljujemo za obravnavo te zahteve. Hvaležna bi vam bila priložnost, da se srečam in razpravljam o tem, kako bi lahko združili moči pri prihodnjih projektih.
Naše srečanje bo zajemalo kratek pregled naše tehnologije in virov ter nekaj primerov našega dela na tem področju. Prav tako nas zanima razprava o morebitnem sodelovanju, ki bi bilo obojestransko koristno za obe strani.
Poskusite razložiti, kaj iščete in zakaj zahtevate to srečanje. Predlagajte dva ali tri datume in čas, nato pa prosimo prejemnike, da potrdijo svojo razpoložljivost.
Vaše pismo bi lahko reklo:
Predlagajte datum in čas, ki je v skladu z vašim urnikom.
Ali ste na voljo na datum in čas? Če ne, se obrnite na nas (telefonska številka) ali (e-poštni naslov), da določite čas sestanka.
V kratkem bomo potrdili prejem tega pisma in določili dan in čas, ki vam ustreza.
Uporabite ustrezno obliko
Poslovna pisma imajo določeno obliko. Vnesite svoje ime in naslov v zgornji desni kot strani. Vnesite kontaktne podatke prejemnika v levi kot strani ali pod naslovom.
Pustite široke robove in uporabite prazno znamko, če je mogoče. Hranite pismo kratko in do točke; v najboljšem primeru ne sme presegati ene strani. Uporabite formalni pozdrav, kot npr »Spoštovani gospod (ime prejemnika). "Če ne poznate natančnega imena prejemnika, ga lahko uporabite "Spoštovani gospod ali gospa." Končajte pismo s "S spoštovanjem," "Spoštljivo," "S spoštovanjem" ali drugih formalnih zaključkov, ki mu sledi vaše ime.
Zahtevek za imenovanje mora biti jasen in jedrnat. Izrežite neuporabne besede in nepotrebne informacije. Uporabite lahko berljivo pisavo, kot je Times New Roman ali Arial. Ne pozabite preveriti pisma, preden jo pošljete.
