Pri zahtevi za plačilo od stranke se uporabijo ustrezni ukrepi za oblikovanje učinkovitih pisem, ki se jim pošljejo. Pisma, ki zahtevajo plačilo, se uporabijo, ko stranka ne plača računa do datuma zapadlosti. Več kot je potrebno, da stranka plača račun, več pisem piše podjetju. Pismo, ki zahteva plačilo, mora biti vljudno, jasno in mora nuditi podrobnosti o neporavnanem računu.
Uporabite pisemski papir podjetja, saj vsebuje vse kontaktne podatke organizacije in pogosto izgleda bolj formalno.
Naslov pisma. Vključite datum pisma, ki mu sledi ime in naslov stranke. Naslovite osebo z navedbo "Dragi", ki ji sledi polno ime stranke.
Navedite namen pisma. Pismo za zahtevek za plačilo mora jasno sporočati ta namen na začetku pisma. Uporabite profesionalni ton in imejte besede pozitivne in tople.
Vključite podrobnosti o dolgu. Navedite datum, ko so bile storitve za ta dolg zagotovljene, prvotni datum zapadlosti in dolgovani znesek, vključno z morebitnimi zamudnimi provizijami. Vključite tudi številko računa, da lahko stranka lažje najde izvirni dokument. Mnoga podjetja bodo v to vrsto pisma vključila tudi kopijo originalnega računa. Stranko obvestite tudi o obrestni meri, za katero se obračunavajo provizije za zamude.
Vprašajte stranko za plačilo. Stranka mora vedeti, da se je mogoče izogniti dodatnim provizijam za zamude tako, da plačamo celoten znesek do določenega datuma. Prosite stranko, naj vas pokliče, da se dogovori, če do tega datuma ne more v celoti plačati. Vključite telefonsko številko in neposredno razširitev, če je to potrebno. Vključite tudi svoj e-poštni naslov in ponudite njegovo korespondenco na ta način, če stranka želi.
Hvala stranki. Ponudite svojo hvaležnost stranki, če je bilo plačilo že opravljeno in se vnaprej zahvalite stranki za pošiljanje pravočasnega plačila. Obvestite stranko, da v primeru, da ima kakšno vprašanje, vas ne bi smel obrniti v zvezi s to zadevo.
Podpiši pismo. Pismo zaključite tako, da napišete »Iskreno«, čemur sledi vaše ime in naslov.
