Strokovnjaki, kot so računovodje in odvetniki, pogosto pošiljajo pisma strankam o pomembnih poslovnih zadevah. Podjetje mora upoštevati določene postopke za pripravo jasnih in učinkovitih pisem strank. Strokovnjaki pišejo pisma strank za številne namene, ki vključujejo sprejemanje nove stranke, razpravljanje o poslovni zadevi ali svetovanje. Pišite odjemalcu profesionalno in ga enostavno preberite z jasnim namenom, ki ga bo bralec razumel.
Uporabite pisemski papir. Večina profesionalnih podjetij uporablja pisma za vsa pisma, vključno s tistimi za stranke. Črke vsebujejo ime podjetja, naslov in telefonsko številko.
Naslov pisma. Ko pišete pismo stranki, jo napišite neposredno osebi z navedbo imena osebe. Začne se lahko z besedo »Draga«, ki ji sledi ime osebe ali beseda »Za«. Na vrhu pisma vključite datum.
Začnite pismo s kratkim uvodom. Naj bo uvod prijeten in pogovorni. Zahvalite se stranki za uporabo vašega podjetja in navedite razlog za pismo.
Razviti telo pisma. Ta del pisma vsebuje informacije za namen pisma. Lahko vsebuje nasvete ali druge informacije, ki so pomembne za stranko.
Izogibajte se uporabi izrazov, ki bi jih razumel samo strokovnjak na vašem področju. Odvetniki in računovodje pogosto uporabljajo izraze, ki so značilni za njihovo področje, vendar strankam ne poznajo. Izberite besede, ki so jasne vsaki osebi, ne glede na njihovo ozadje.
Prosite stranko, naj pokliče z vprašanji. Povabilo za stik s podjetjem za dodatno pomoč in informacije je standardni del vseh pisem strank.
Podpiši pismo. Na dnu pisma vključite svoj podpis in pošljite dokument vaši stranki.
