Glede na spletni laboratorij za pisanje univerze Purdue (OWL) so beležke napisane, da poudarijo ali rešijo težave. Poslovna šola univerze Severni Kentucky je izjavila, da bi morale beležke sporočati veliko informacij v omejenem prostoru. Oblikovanje beležke je odvisno od podjetja, namena beležke in prejemnikov beležk. Notranje osebne opombe lahko vsebujejo informacije, analize in zaključke, informacije o delovnih urah ali navodila za pravilno uporabo opreme.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Papir
-
Pero in svinčniki
Spoznajte osnovni namen in obliko beležke. Zapisi so običajno interni dokumenti, ki se uporabljajo za sporočanje osebju. Nameni lahko vključujejo opomnike politike, zahteve za ukrepanje, poročanje o spremembi ali zagotavljanje uradnega obvestila. Oblika zapisa vključuje naslov, uvod, povzetek in zaključek. Priloge so navedene na dnu dokumenta.
Določite namen vaše opombe in katere priloge bodo vključene, če sploh obstajajo. Določite prejemnike beležke. Nadzorniki in upravljavci pogosto prejmejo kopije beležk in morda obstaja zahteva po vključitvi kopije v datoteko. Ugotovite, kaj bo zapisnik zapisal in sestavite grob osnutek. Preverite politiko podjetja glede uporabe pisma, ki je odobreno za beležke.
Izpolnite naslov, začenši z »Datum«. V razdelku »V« vključite imena in naslove primarnih prejemnikov. To je lahko ena ali več oseb ali pa lahko določi skupino ljudi, kot so vsi upravitelji računov. V razdelek »cc« vključite imena in naslove tistih, ki bodo prejeli kopije beležke. V odsek »Od« vključite ime in naslov osebe, ki pošilja beležko. V razdelek »Zadeva« vključite kratek naslov, ki opisuje namen dopisa.
Vključite uvodni odstavek, ki pojasnjuje namen sporočila, vsebuje ozadje za ta namen in daje pregled tega, kar bo sledilo v naslednjih odstavkih. Vključite opozorilo za bralce, če beležka vsebuje politiko ali druge kritične informacije.
V besedilo ali glavno besedilo beležke vključite informacije, ki razširijo uvod in pregled. Na primer, zagotovite ozadje, ki vodi do spremembe politike. Ločite in uredite odstavke glede na vsebino. V sporočilu uporabite kratke odstavke. Ta razdelek je lahko en ali dva odstavka ali več strani, odvisno od namena beležke.
Vstavite povzetek in zaključek. Povzetek morda ni potreben za opomnike na eni strani, vendar je lahko koristen pri dolgih dokumentih, ki vsebujejo kompleksne informacije ali navodila. Zaprite se tako, da se zahvalite bralcu in ponudite pomoč pri odgovarjanju na vprašanja ali pojasnitvi vsebine beležke. Če ni povzetka, vključite kratek povzetek v zadnjem odstavku. Obveščajte bralce, če so vsebine beležke zaupne.
Na koncu beležke upoštevajte seznam prilog, ki so omenjene v beležki. Za označevanje seznama prilog uporabite besede “Attached” ali “Enclosed”. Ne vključujte prilog, ki niso navedene v beležki.
Podpišite beležko. Pisatelji beležnic običajno vnašajo ali podpišejo beležke v razdelku naslova, poleg vnosa »Od«. Formalni dopis lahko zahteva popolno podpisovanje in datumsko vrstico na koncu dokumenta.
Nasveti
-
Preglejte kopije zapisov podjetij, da se naučite sloga in oblikovanja. Vprašajte, ali je za pošiljanje beležke potrebna odobritev.Preverite vse dejanske informacije, preden jih vključite v beležko. Prosite nekoga, da prebere vaš dopis.
