Načrtovanje človeških virov se začne z določanjem potreb po delovni sili: ravni, položajih in številu ljudi, ki jih organizacija potrebuje za izvajanje svojega poslanstva in ciljev. Ta vrsta načrtovanja se običajno zgodi, preden podjetje odpira svoja vrata podjetjem. Dejavniki, kot so rast podjetja, povečanje prihodkov, širitev na nove trge in izčrpanost zaposlenih, lahko zahtevajo tudi dodatno osebje. Ko sedite za mizo z izvršilnim vodstvom, je pametno, da imate pisni predlog, ki upravičuje vašo zahtevo po dodatni delovni sili.
Začnite z osnovami
Glede na velikost vaše organizacije in zapletenost vašega kadrovskega načrta mora vaša zahteva za predlog dodatnega osebja vsebovati vsaj štiri osnovne dele:
- Povzetek
- Ocena potreb
- Metodologija
- Proračun
Nekateri predlogi lahko zahtevajo dodatne razdelke, kot sta evalvacija projektov in komunikacijska strategija, vendar predlog za načrtovanje človeških virov morda ne bo potreboval več kot osnovni štirje. Predlog zahteva prispevek vaše celotne skupine za človeške vire, ker zaposlovanje vključuje zaposlovanje, usposabljanje in razvoj zaposlenih ter nadomestila.
Napišite povzetek
Navedite namen vašega predloga in ugotovite, kdo je prispeval. Povzemite vsebino in zagotovite informacije o tem, kako nameravate izvajati načrt za dodatno osebje. Bralci, ki imajo dostop samo do povzetka, morajo v celoti razumeti razloge za zahtevo po dodatnem osebju. Pojasnite tudi, kako ste prišli do zaključka, da potrebujete več zaposlenih in kako bo proračun pokril stroške za zaposlitev, usposabljanje, vkrcanje in plačilo.
Primer:
Upravljavec podjetja ABC za človeške vire, vstaviti ime, predloži ta predlog z datumom vstaviti datum, da se upraviči dodajanje dodatnih petih zaposlenih v dveh oddelkih: Corporate Sales and Accounting. Ekipa HR je raziskala potrebe podjetja, ocenila trenutni trg dela in ocenila skupne stroške za dodatne zaposlene. Podrobnosti so navedene v tem predlogu, ki ga je odobrila izvršna vodstvena ekipa podjetja ABC.
Opišite svoj dodatni predlog o delovni sili
Opišite razloge, zakaj podjetje potrebuje dodatno osebje, in razložite metodologijo, s katero ste določili, koliko osebja je potrebno za vzdrževanje delovanja organizacije. Ocena potreb bo verjetno vključevala pregled trenutnega kadrovskega načrta podjetja in njegovega izvajanja. Prav tako bi morala določiti korake, ki ste jih sprejeli, da bi preučili trenutne vire vsakega oddelka, in pričakujete, da bodo potrebne kadrovske potrebe v zvezi z oddelki. Na primer, ocena vaših potreb lahko vključuje opise povprečnega obdobja zaposlitve, načrtovanja nasledstva, usposabljanja in razvoja zaposlenih ter izčrpavanja in prometa.
Opišite svojo metodologijo
To je postopek, ki se uporablja za sklepanje, da organizacija ali oddelek potrebuje dodatno osebje. Za vsako od sestavin ocene vaših potreb opišite vire za informacije in kako ste uporabili te informacije. Na primer, povprečje zaposlitvenega mandata je preprost izračun:
- Preglejte datoteke o osebju zaposlenih za datume najema
- Izračunajte število let zaposlenih
- Skupno število opravljenih let
- Skupni delež delimo s številom zaposlenih
Za nekatere oddelke boste morda želeli preučiti posamezno zaposlitveno pravico, da bi ocenili številke, ki jih povzročajo odpadki. Metodologija bi morala vključevati tudi razpoložljivost delavcev, ker ni smiselno vložiti peticijskih zahtevkov za dodatno osebje, če je trg dela takšen, da ne morete pritegniti kvalificiranih kandidatov. Razpoložljivost trga dela določa, ali imate dostop do človeških virov, kot so bližnje šole, ki proizvajajo diplomante, ali splošni trg dela v območju, kjer potujete. V to metodologijo lahko vključite tudi, kaj se lahko zgodi, če podjetje ne more zaposliti kvalificiranega dodatnega osebja. Na primer, povečanje nadurnega dela za trenutne zaposlene, izguba produktivnosti ali prodaje ali nizka morala zaposlenih, ker lahko sedanja delovna sila nosi breme pretirane delovne obremenitve.
Predlagati proračun
Proračun za dodatno osebje je več kot le to, kar zaposleni zaslužijo. Nadomestilo za vsakega zaposlenega vključuje letne plače, povečane za stroške prejemkov. Od decembra 2017 je urad za statistiko dela ameriškega ministrstva za delo navedel, da je strošek nadomestila za zaposlene v zasebnem sektorju 31,7 odstotka plač. Na primer, strošek za zaposlitev nekoga, ki zasluži 50.000 $ na leto, je približno 15.850 $, kar pomeni, da skupni strošek za tega zaposlenega znaša 65.850 $. Nadomestila vključujejo plačane prostočasne, zavarovalne in pokojninske prispevke. Obstajajo tudi stroški za zaposlitev, usposabljanje in vkrcanje zaposlenih, ki so odvisni od časa in plače članov skupine za človeške vire, ki so vključeni v proces zaposlovanja. Številne organizacije temeljijo na odločitvah o najemanju stroškov, zato bi moral oddelek za proračun vašega predloga opisati stroške in podlago za vaše projekcije.
Sum It All Up
Zaključek vašega predloga za dodatno osebje mora navesti časovni okvir, ki temelji na tem, kdaj prejmete odobritev, ker običajno ne morete natančno določiti datuma, ko lahko dejansko pripeljete ljudi na krov. Nepredvideni dogodki, kot so preverjanje preteklosti in kandidati, ki potrebujejo dodaten čas za obveščanje sedanjih delodajalcev, lahko povzročijo zamude. Ne hitite s časovnim okvirom, v katerem lahko pripeljete dodatno osebje.
