Učinkovito komuniciranje z zaposlenimi je eden od izzivov vodenja. Za razliko od osebnega pogovora, v katerem je sporočilo lahko prilagojeno osebi, ki jo sprejema, ko govorite z zaposlenimi kot celoto, morate govoriti v slogu, ki je primeren za vsakogar. To je lahko še posebej težko pri pisanju negativnega zapisa - tistega, ki je kritičen ali ki prinaša slabe novice. Penning takšno sporočilo zahteva, da je vodja neposreden, vendar tudi takten. Cilj mora biti spodbuditi zaposlene, da spremenijo svoja dejanja, ne da bi ustvarili slabe občutke.
Najprej dostavite slabe novice. Ko pišete negativno beležko, je na splošno najbolje, da takoj pridete do slabih novic. Vključitev precejšnje količine priprave na sporočilo ima več pomanjkljivosti: prvič, lahko zveni kot, da zavlačujete; drugič, nekateri zaposleni lahko prenehajo z branjem, preden pridejo do točke beležke; in tretjič, če je bilo sporočilo predvideno, bo veliko zaposlenih preskočilo uvod. Ton tega oddelka bi moral biti jasen, dejstva pa jasno izražena. Poskusite se izogniti jezi ali pretirani negativnosti.
Ponudite spodbudo. Ko ste postavili slabe novice, premaknite ton in osredotočenost beležke, da bo nekoliko bolj optimistična. Če je vaše pismo kritično, ponudite besede pohvale in spodbude. Če ste prinesli neprijetne novice, poudarite pozitivno. Cilj vašega vodilnega dela je voditi nalogo, ki ni nikoli bolj pomembna kot v času stiske.
Predstavite rešitev. Ena od dilem, s katero se zaposleni pogosto soočajo, ko prejmejo negativno beležko, ni vedeti, kakšno dejanje želi njihov nadzornik. V tretjem in zadnjem delu pisma predstavite jasen potek ukrepov, ki jih zaposleni lahko sprejmejo za izboljšanje stanja. To navodilo mora zagotoviti jasne korake za zaposlene in ga je treba izvajati v optimističnem tonu.
Preberite glasno. Preden pošljete beležko, jo preglejte in nato glasno preberite. Najprej si ga preberite na glas, nato pa vsaj še eni osebi, ki lahko posreduje povratne informacije. Pozorno poslušajte izbrane besede in poskušajte slišati kateri koli jezik, ki bi ga lahko napačno interpretirali. Ko naredite te popravke, mora biti pismo popravljeno za slovnico, ločila in črkovanje - da pokažete svojim zaposlenim, da ste pismo skrbno napisali.
