Ko morate posodobiti priročnik za usposabljanje, poslovni proces ali priročnik, je popolno vozilo vadba. Oblika zapisa vam omogoča, da ciljate na prejemnike in vključite pravočasne informacije o nadaljnjem spremljanju, in je še posebej uporabna v primerih, ko so bili obstoječemu postopku dodani novi pravni vidiki ali potrebni koraki. Če sledite nekaj preprostim korakom, lahko zagotovite, da vaša opomba sporoči vaše ideje jasno in jedrnato, pri tem pa se izognete skupnim pastem.
Prepoznajte svoje občinstvo. To vam bo pomagalo vključiti najbolj ustrezne informacije za vašo beležko. Na primer, če pišete, da pojasnite, kako uporabljati novi kopirni stroj v tretjem nadstropju, ne pošljite beležke vsakemu zaposlenemu v stavbi. Ali pa, če bo nov zakon vplival na to, kako se zaprisežene pisne izjave sprejmejo v odvetniški pisarni, vam ni treba vključiti ekipe za vzdrževanje.
Predstavite svojo temo. Prvih nekaj vrstic naj vaši bralci vedo, zakaj jim je ta dopis pomemben. Sporočite jim, kakšen je bil stari proces ali kateri trenutni proces velja za to posodobitev, in razlog za posodobitev.
Opišite nove korake ali zahteve. Uporabljajte samo eno stopnjo naslovov in razlago obdržite jedrnato in osredotočeno. Vključite posodobljene informacije in vse predhodne korake ali procese, ki jih ne smete več upoštevati ali izvajati.
Vključite časovno vrstico. Jasno sporočite občinstvu, kdaj bo nova politika začela veljati. Če gre za takojšnjo spremembo, jasno navedite, ali obstaja kakšno prehodno obdobje ali prehodni postopek za predhodni postopek. Na primer, če obstaja nov obrazec za zahtevanje dopusta, naj zaposleni vedo, kaj se bo zgodilo z zahtevki, ki se že obdelujejo.
Zaprite z nadaljnjimi koraki. Na koncu beležke naj vaše občinstvo ve, kaj naj storijo, če imajo vprašanja, na katera v vašem dokumentu ni bilo odgovora. To lahko vključuje povezavo do dodatne dokumentacije ali številko stika, ki jo lahko pokličejo. Če je vaš opomnik za usposabljanje del niza posodobitev, navedite, kdaj bo naslednja posodobitev pripravljena.
Nasveti
-
Omejite beležko na eno primarno temo. Uporabite drugo osebo (vi), da govorite neposredno z občinstvom.
