Sistem za izplačilo plač je medij, s katerim obdelujete plačilno listo, tako da je mogoče izpolniti potrebne zvezne in državne zahteve. Natančneje, ameriško ministrstvo za delo zahteva, da zaposleni pravilno in pravočasno izplačate odškodnino; Notranja davčna služba zahteva zvezni odtegljaj davka na izplačane plače; državni delovni oddelek zahteva, da uporabljate državno delovno zakonodajo, državna davčna agencija pa zahteva odtegljaj državnega davka na izplačane plače. Pri oblikovanju sistema plačnih listov izberite tistega, ki najbolj ustreza vašim potrebam.
Ocenite svoje zahteve za izplačane plače, da določite ustrezen sistem. Ročni sistem zahteva ročno obdelavo plač. Tveganje za napake je večje, zato ga uporabite le, če imate malo zaposlenih. Računalniški sistem v lastni hiši zahteva obdelavo preko programske opreme za izplačilo plač. Uporabite ga za poenostavitev obdelave plač. Zunanji sistem potrebuje zunanje izvajalce plačilnih storitev. Uporabite ga, če želite odpraviti ali znatno zmanjšati naloge za obdelavo plač.
Ustvarite ročni sistem, če to izberete. Kupite standardne časovne liste v trgovini s pisarniško opremo ali jih ustvarite s programom za preglednice ali pisarniške zbirke. Kupite prazne preglede izplačil iz pisarniške trgovine ali uporabite bančne čeke. Uporabite pisalni stroj za tiskanje plačilnih zapisov ali ročno pisanje.
Ta sistem zahteva, da ročno izračunate plače in odbitke. Ostanite na tekočem z zveznimi odtegljaji, davčnimi prijavami in zakoni o davčnih depozitih prek okrožnice IRS E. Obrnite se na državno agencijo za prihodke za državne davčne smernice za plače. Trikrat preverite plačilno listo, preden izdate plače. Datoteke iz poročil o izplačanih plačilnih listih shranite na zaupnem področju.
Če je to tisti, ki ga izberete, naredite notranji računalniški sistem. Kupite programsko opremo, ki najbolje ustreza vašim potrebam. Mala podjetja, na primer, lahko uporabljajo QuickBooks, srednje velika podjetja lahko uporabljajo Ultimate Software, večja podjetja pa lahko uporabljajo Mangrove. Svoje zaposlene na uro lahko poljubljate z običajno uro, vendar je računalniški časovni sistem, kot je Kronos, učinkovitejši, ker vam omogoča uvoz časa v programsko opremo za obračun plač. Programska oprema izračuna plače in odbitke, omogoča neposredno polog, natisne plače in plačilo škrbin, je zvezna in država zadrži davčne tabele vgrajene v sistem, ter shrani in natisne plače poročila.
Naredite zunanji sistem, če izberete to pot. Večina ponudnikov plačilnih storitev zahteva, da naložite svoje plačilne ure prek interneta ali jih pošljete po faksu ali elektronski pošti. Ponudnik obdeluje vaše plačilne liste in vam vsako plačo pošilja plače in poročila o izplačanih plačah. Nekatera podjetja vam omogočajo spletni dostop do svojega sistema, ki vam omogoča, da natisnete poročila in plače na svoj laserski tiskalnik.
Pri vzpostavljanju tega sistema bi moral ponudnik podpisati sporazumno pogodbo, ki podrobno navaja njene storitve, in podati seznam cen. Za namene neposrednega depozita posredujte ponudniku svoj bančni račun in usmerjevalno številko. Če bo ponudnik obravnaval vaše davčne in ugodnostne zadeve, bi moral podpisati pooblaščeni dokument.
Nasveti
-
Za davčne napake, ki jih povzroči tretja oseba, lahko nastanejo davki IRS. Zato vedno preverite delo ponudnika plačilnih storitev. Ustvarite diagram poteka za svoj sistem plač. Graf prikazuje naloge, ki so vključene v obdelavo vašega plačilnega lista od začetka do konca na podlagi izbranega sistema.
