Delodajalci morajo za plačilo zaposlenih za opravljene storitve načrtovati sistem plač. S tem sistemom delodajalec izvaja obdelavo plač, ki mora biti opravljen pravočasno in natančno, tako da zaposleni ustrezno prejmejo plačo. Vrsta plačilnega sistema, ki se uporablja, je v celoti na strani delodajalca.
Ročno izplačilo plač
Ročni plačni sistem se izvaja ročno. To pomeni, da se vsi izračuni plač izvedejo na papirju; to vključuje izračun števila ur, zakonske odbitke (davke) in neprostovoljne odbitke (zdravstvene in pokojninske prejemke). Prednost uporabe ročnega plačilnega sistema je, da ga je zelo malo. Za ročno obdelavo plač pa je potrebno veliko časa in energije. Poleg tega obstaja več prostora za napake pri tej metodi. Plače zaposlenih in davčne napovedi so zaradi tega dovzetne za netočnost. Zlasti napake pri obračunavanju davkov so lahko drage zaradi kazni vlade.
Računalniško izplačane plače
Računalniški sistem plač je takrat, ko delodajalec kupi programsko opremo za plače in jo uporabi kot sredstvo za obdelavo plač. Ta metoda je veliko hitrejša od ročnega sistema plač. Nekatera podjetja najemajo interno osebje za izplačevanje plač, ki obdeluje plačilno listo prek računalniškega sistema plač. Osebje na izplačane plače je odgovorno za vnos vseh plač, ki jih je treba plačati v sistem. Sistem izračuna plače, shrani informacije o plačah in natisne preglede. Plače strokovnjak lahko dostopate tudi do poročil o izplačanih plačah, ki mu omogoča, da preveri za napake in jih popravi, preden zaposleni prejme plačo. Računalniško izplačane plače prav tako zmanjšujejo količino dokumentacije, ki jo je treba vložiti, saj je večino informacij o plačilnih listah mogoče shraniti v sistem.
Zunanje plačilne liste
Več delodajalcev raje oddajajo plače podjetjem, kot so Paychex in ADP. Ta zunanja služba omogoča delodajalcu več časa, da se osredotoči na nepovezane plačilne zadeve. Zunanja služba za izplačane plače je na splošno odgovorna za celotno obdelavo plačilne liste svojih strank, vključno s popravki plač, obračunom davkov in izdaj W2. Vse, kar mora delodajalec storiti, je, da pošlje podatke, ki jih je treba plačati, vsak plačilni datum v plačilno družbo; za plačilo podjetje plačilne liste prevzame odgovornosti za plače.
Izbira sistema
Zelo majhna podjetja (manj kot 10 zaposlenih) lahko uporabljajo sistem ročnega plačevanja, če ure ponavadi ostanejo enake na plačilno obdobje. Vendar pa ta sistem postaja tako zastarel, številna podjetja te velikosti se odločijo za računalniški sistem ali zunanjo plačilno storitev. Večja podjetja na splošno zaposlujejo osebje za plače in uporabljajo računalniško podprt sistem izplačevanja plač v podjetju ali pa uporabljajo zunanjo plačilno storitev.
Kompleksnost plač
Zapletenost na izplačane plače bo pogosto določala, kakšno vrsto plačnega sistema potrebuje delodajalec. Na primer, če obstaja večdržavna obdelava, več obrokov in naročila za otroke ter različne stopnje plačil in plačni cikli, je delodajalcu bolje, da uporabljajo računalniški sistem plač, ki vključuje osebje, ki plačuje delovno mesto v podjetju, ali pa zaupanje svojega plačilnega seznama zunanje plače.
