Zadrževanje kreditov je pogosto potrebno, če stranke ne plačajo, kot je dogovorjeno. Zadržanje preprečuje stranki nakup dodatnih proizvodov ali storitev, dokler ne prejmete plačila. Vendar pa pismo zahteva skrbno presojo, tako da doseže cilj zbiranja na računu, hkrati pa ohranja stranko kot stranko. Možno je, da lahko nekateri kupci, ki jih prizadene pismo o zadržanem računu, prevzamejo svoje poslovanje drugje. Zato so druge možnosti za zbiranje pomembne, preden pošljete pismo kot zadnjo možnost.
Preglejte zgodovino plačil na računu. Potrdite, da je stranka prejela številne opomnike za plačilo po pošti in po telefonu.
Pišite pismo z razumevanjem, vendar z močnim tonom, ko izkazujete spoštovanje do stranke, medtem ko vztrajate pri plačilu. V prvem odstavku se zahvalite stranki za podporo vašemu podjetju in se zavedate, da težki gospodarski časi ali drugi razlogi lahko povzročijo, da katera koli stranka zaostane na računu.
Razglasite kreditno stavo s prvim stavkom v drugem odstavku, tako da bo sam poudaril. Napiši, da "Vendar obžalujem, da moramo zaradi neplačevanja takoj prekiniti vaš kredit." Ali pa uporabite drugačno besedilo, ki vsebuje isto sporočilo.
Podrobno navedite stanje v tretjem odstavku in natančno povejte, kaj se mora zgoditi za dvig kreditnega zadržanja. Navedite rok za plačilo in obvestite stranko, da je dodelitev dolžniškemu odjemalcu možna.
Končajte pismo in se še enkrat zahvalite stranki za njegovo zvestobo. Vpišite svojo neposredno telefonsko številko v pismo in povabite stranko, da pokliče, da se pogovori o plačilnih dogovorih.
