Da bi zagotovili, da so v skladu s predpisi o notranji davčni službi (IRS) in zakoni države in lokalnih oblasti, morajo podjetja v svoje plačilne sisteme vključiti ključne informacije o zaposlenih in podjetjih. Vzpostavitev in vodenje različnih komponent, ki sestavljajo plačilni sistem, zahteva skrbnost in ustrezno poznavanje davčne zakonodaje. Zato je za podjetja običajno, da najemajo zunanjega svetovalca, knjigovodje ali plačilno službo za deponiranje davčnih plačil, obdelujejo W-2, upravljajo pokojninske in zavarovalne načrte ter opravljajo druge naloge v zvezi s plačami.
Informacije o zaposlenih
Med novim postopkom najema morajo podjetja zbrati informacije, kot sta zdravstveno zavarovanje in obrazci W-4, da bi določili, kaj je treba odšteti od plače delavca. Ti obrazci delodajalcem zagotavljajo tudi ključne informacije, kot so številka socialnega zavarovanja zaposlenega in znesek zadržanja za zvezne in državne davčne namene. Sistem mora prav tako spremljati in obdelovati spremembe statusa davčne oprostitve zaposlenega, pokojnin, zavarovalnih načrtov ali pokojninskih skladov.
Informacije o plačah
Kot del novega postopka najema plačilni sistemi vključujejo komponento, ki določa, kateri zaposleni so zaposleni s polnim delovnim časom, s krajšim delovnim časom in izvajalci. Razvrščanje delavcev v plačni sistem je pomembno, saj vlada podjetjem, ki nepravilno kategorizirajo zaposlene, naloži visoke kazni.
Časovni listi
Brez poznavanja števila ur, ko je delavec delal, delodajalci ne morejo določiti, kaj plačati zaposlenemu. Medtem ko se nekaterim delavcem izplača plača, so drugi plačani na uro ali pa so imenovani za neupravičene delavce. Sistemi na izplačane plače vključujejo informacije o časovnem razporedu ali področja, kjer se urni in neupravičeni ur zaposlenih zabeležijo in pregledajo glede natančnosti. Informacije se lahko zbirajo z računalniško uro, žigom s karto za žigosanje ali papirjem.
Veljavni davki in odbitki
Čeprav IRS podjetjem zagotavlja davčne tabele za izračun davčnih odtegljajev zaposlenih, lahko ponudniki in računalniški sistemi za plače tudi posredujejo te informacije. Delodajalci morajo upoštevati letne dohodke, višino plač in davčne olajšave za letni čas, ko povzemajo veljavne davke. Poleg tega morajo plačilni sistemi izračunati odbitke v obliki pokojninskih načrtov, 401 (k) s, zavarovalnih načrtov, sindikalnih pristojbin in obrokov. Oddelek za izplačane plače spremlja tudi posojila in druge odbitke, ki imajo zgornje meje, in preneha odtegljaje plače, ko je celoten znesek odplačan.
Register plač
V evidenci o izplačanih plačah so povzeti podatki o zaslužkih in odbitkih zaposlenih v dnevniku, ki se vnese v glavno knjigo za računovodske in splošne raziskovalne namene. Registri davka na izplačane plače se uporabljajo tudi za ustvarjanje davčnih poročil. Ti dokumenti so pripravljeni s plačilnim osebjem ali ustvarjeni z uporabo računalniških sistemov za izplačilo plač.
Ročna plačila
Občasno podjetja izdajajo delavcem ročne plače med plačilnimi obdobji zaradi odpovedi ali napake na izplačane plače. Sistemi za izplačilo plač morajo obračunati znesek preverjanja v registru plačil za davčne namene in namene poročanja. To zagotavlja, da je delodajalčev davčni odtegnjeni znesek usklajen z odbitki zaposlenih.
