Lastniki podjetij morajo biti natančni pri vseh vidikih svojih prizadevanj. Nelagodni ali leni podjetniki izgubljajo čas in denar razvrščajo po prostih koncih; nadalje, če poslovne evidence in računovodski sistemi niso točni, se lahko lastnik obtoži kršenja državnih in zveznih zakonov o delu. En tak sistem, ki mora biti natančen, je sistem plač.
Ustvarite natančna letna poročila za prihodke zaposlenih
Sistem za izplačilo plač mora biti sposoben voditi in ustvarjati natančna poročila o dohodku zaposlenih. S stališča lastnika podjetja lahko ustvarjanje letnih poročil o dohodkih olajša vlaganje poslovnih davkov: znesek, ki se uporablja za izračun davčnih olajšav za poslovne stroške v zvezi z zaposlenimi (zlasti dohodek zaposlenega), je lahko dostopen. Z vidika zaposlenega bi lahko bila možnost, da delodajalca zaprosi za evidenco o svojih dohodkih, ključnega pomena za zagotovitev posojil ali državne pomoči (kot so invalidnine ali nadomestila za brezposelnost).
Ustvarite plače in plačilne liste
Enako pomemben cilj vsakega plačilnega sistema je ustvariti plače in plače. Računalniško podprtje te naloge prihrani upravljavce in lastnike podjetij od časa in denarja; namesto da bi ročno pregledoval časovne kartice in izračunal znesek preverjanja glede na opravljene ure, bi moral biti sistem plačilnih listov zasnovan tako, da bi samodejno izračunal te številke. Zaposleni cenijo pravočasen sistem izplačevanja plač: zmanjšuje zaskrbljenost zaradi pravočasnega prejemanja preverjanj in kakršne koli tesnobe glede prejema preverjanja za napačen znesek.
Pomagajte lastnikom spoštovati delovno pravo
Sistem za izplačilo plač mora olajšati upoštevanje državnih in zveznih zakonov o delu, hkrati pa pomagati lastniku zmanjšati režijske stroške. Zvezni zakon na primer določa, da morajo biti zaposleni plačani nadurno, če delajo več kot 40 ur v enem delovnem tednu.
Sistem plačnega sistema mora samodejno vključevati plačilo nadurnega dela. To pomaga delodajalcem, da ostanejo v zakonu, ko pride čas za plačilo nadur. Poleg tega lahko delodajalec uporabi sistem za preverjanje števila ur, ko zaposleni dela, delodajalec pa lahko premakne urnike, da se izogne plačilu dodatnega nadurnega dela (s čimer delodajalcu pomaga zniževati stroške).
Poleg tega bi moral biti sistem plačnih listov sposoben natisniti davčne obrazce in druge podatke, ki jih zahteva država (na primer zneski FICA), da bi olajšali upoštevanje delovnega prava.
