Mnoge organizacije imajo težave in za pisanje beležke o reševanju problema sledite določenim korakom.. Preden lahko napišete beležko, potrebujete vse informacije, ki se nanašajo na problem, kot tudi udeležence. Včasih je reševanje problema stvar izboljšanja komunikacije.
Določite ali določite problem. Vaša beležka se mora začeti z izjavo o težavi. To je kratek povzetek problema. Poskrbite, da boste te informacije posredovali na najpreprostejši način, da bodo vsi udeleženci razumeli težavo.
Ugotovite možne vzroke težave. Vaš akcijski načrt je lahko usmerjen v odpravljanje vzrokov.
Zapišite, kdo in kaj je prizadelo težavo. Navedite vse prizadete osebe in oddelke in pojasnite, kako. Na primer, neustrezen računalniški sistem bo vplival na službo za pomoč strankam, ker ne bo mogel sprejeti klicev tako hitro. To lahko zmanjša donosnost podjetja, ker lahko slaba storitev za stranke povzroči izgubo tržnega deleža.
Naredite seznam možnih rešitev problema. Ena od rešitev bi lahko bila popolna nadgradnja računalniškega sistema. Druga možna rešitev je najem več predstavnikov servisnih služb, ki bi se spopadli s presežkom klicev zaradi slabega sistema. Zapišite čim več rešitev za problem, kot ga lahko najdete.
Priporočite najboljšo možno rešitev. Pojasnite, zakaj je izbrana metoda najboljša. Ugotovite, kdo bo pomagal pri izvajanju. Vaše priporočilo mora vključevati stroške, ki bodo nastali. Prepričajte se, da ima rešitev začetni čas in končni čas. Opišite posameznike ali oddelke, ki bodo sodelovali pri reševanju.
