Medtem ko digitalna doba ustvarja manj papirja, raste potreba po elektronskem shranjevanju. Smernice, ki jih je ustanovila organizacija za upravljanje informacij za ustvarjanje, dostopanje, shranjevanje in uničenje zapisov, narekujejo pogoje življenjskega cikla elektronskih zapisov. Življenjski cikel elektronskih zapisov vključuje ustvarjanje, uporabo, shranjevanje in razpolaganje za večino poslovnih in vladnih subjektov. Nekatere organizacije arhivirajo nekatere zapise, ki se štejejo za neprecenljive, kot zadnjo fazo življenjskega cikla, ko niso uničeni.
Ustvarjanje
Eden največjih izzivov za vsak elektronski sistem upravljanja je dokumentirati nastanek novih zapisov na logičen in dosleden način za prihodnjo uporabo, pridobivanje in shranjevanje. Kaj predstavlja zapis, je določen v priročniku o politiki organizacije, ki je napisan v skladu z zveznimi in državnimi zakoni. Če je zapis pravilno označen na začetku življenjskega cikla, je zapis lahko dostopen, dokler se ne izteče uporabnost zapisa in se uniči. Odvisno od organizacije, nekatere zapise samodejno ustvari sistem, ko se v računalnik vnesejo določeni podatki. Drugi sistemi zahtevajo, da posameznik ročno ustvari zapis.
Uporaba
Ko je dokument ustvarjen elektronsko, se običajno distribuira in uporablja kot informacijsko orodje za poslovne ali vladne namene. Zato so zapisi shranjeni v skladišču za enostaven dostop. Medtem ko je aktivna, je večina zapisov skladiščena, vendar je dostopna prek baze podatkov z identifikacijskimi informacijami, ki označujejo zapis.
Skladiščenje in vzdrževanje
Ko je datoteka uporabljena in ni več potrebna redno, je zapis pogosto shranjen kot neaktiven. Zapisi morajo biti shranjeni za dostop pred uničenjem v skladu s pravili, določenimi kot organizacijska politika. Del razloga za takšen poudarek na pravilnem shranjevanju se nanaša na vprašanja zasebnosti. Preudarna organizacijska politika obravnava varnost kot pomemben del odgovornega vzdrževanja dokumentov.
Razporeditev
Zapisi morajo biti dostopni za določeno število let, da so skladni z zveznimi in državnimi zakoni. Večina pravilnikov organizacije o hrambi in razporeditvi zapisov uporablja zvezne in državne statute kot minimalne zahteve za hrambo zapisov. Podjetja vodijo evidenco za namene sodnih postopkov, če so prisiljeni braniti določene poslovne ukrepe, ki so bili sprejeti v preteklosti. Ključnega pomena je, kako se odstranjujejo zapisi. Ker je mogoče elektronske datoteke obnoviti v strokovnih rokah, je bistveno, da se elektronske datoteke izbrišejo, ne da bi bilo mogoče dobiti informacije.
