Pisanje notranjega poslovnega pisma vključuje razumevanje vašega občinstva in osredotočanje na določen cilj. Ne glede na temo so razmišljanja o občinstvu in tonu ključnega pomena za preprečevanje konfliktov, zmedenosti in napačnih informacij. Da bi zagotovili uspeh, sledite strukturi, vključite vse potrebne podrobnosti in temeljito preverite. Pogosto vam lahko pomaga, da si med pripravo pisma in končnim pregledom vzamete čas, da ohranite objektivnost in ustvarite najučinkovitejši del pisanja. Zato sta skrbno načrtovanje in upravljanje časa pomemben vidik procesa pisanja.
Ustvarite pravilen pozdrav
Ustvarite ustrezen pozdrav, da odprete pismo z ustreznim tonom. Uporabite "Dragi", "Pozdravi" ali "Dobro jutro / popoldne", da odprete pismo in pokažete spoštovanje in sočutje do bralca. Na primer: "Dragi kolegi."
Ustvarite uvod. V uvodu vključite informacije o temi pisma, da bo bralec razumel, kaj lahko pričakuje. Vaš uvod bi lahko izgledal takole:
Mnogi od vas so se spraševali, kdaj bo gradnja končana na naši novi garaži. Z veseljem vas obveščam, da bo gradnja predvidena za prvi teden v aprilu.
Napišite učinkovit odstavek o telesu in ga organizirajte vizualno, da bralca vključite.
Telo odstavka vsebuje največ informacij, zato je organizacija še posebej pomembna. Za označevanje ključnih informacij uporabite opozorilne točke, krepko besedilo ali druge tehnike.
Zaprite pismo z zaključkom dobrega imena. To vključuje vzpostavitev ustreznega tona z bralcem, ki se jim zahvaljuje za njihov čas. Vključuje tudi vključitev potrebnih informacij, če ima bralka dodatna vprašanja. Na primer:
Hvala za vaš čas in potrpljenje. Če imate dodatna vprašanja, se obrnite na vodstvo na spodnji elektronski naslov.
Natisnite pismo in ga popravite za napake. Poiščite vse napake, ločila ali slovnične napake. S pomočjo slovarja in tezavra pregledajte nerodne besede ali pasivni glas ter se izognite ponavljanju.
Nasveti
-
Če interno pišete, ne pozabite, da lahko vaš dokument vidijo in berejo vsi v podjetju. Zato naj bodo informacije uravnotežene, objektivne, dostopne in nevtralne glede na spol.
Opozorilo
Tudi če dobro poznate svoje poslovne partnerje ali kolege, se izogibajte neformalnemu ali pogovornemu pisku. Izdelava dokumenta z dolgo življenjsko dobo je pomembna v pisni komunikaciji, priložnostne besede in stavki pa se zlahka napačno razlagajo.
