Besedila, napisana v skrajni pisavi, so edikt za eno osebo, toda realnost je, da večina delovnih mest deluje bolj učinkovito - in z večjo moralo -, ko šefi podpirajo komunikacijo med ekipami. Obstajajo številne strategije za spodbujanje komunikacije med sodelavci.
Vizija, vrednosti in buy-in
Izjave o poslanstvu, viziji in vrednotah pomagajo zbrati ekipo okoli velikih idej, ki vodijo to, kar počnejo, in zagotoviti, da so vsi na isti strani - ključni prvi korak k spodbujanju komunikacije, pravi dr. Susanne Gaddis, pooblaščena govornica in izvršni direktor The Communications Doctor. Toda ni dovolj, da govorimo isti jezik podjetja. "Da bi ustvarili učinkovito ekipo, morajo vsi v vaši ekipi razumeti (jih) in kupiti", pravi dr. Gaddis. In to je tako osnovno kot sodelavci, ki "se strinjajo z vrsto vedenja, ki bo pomagala namesto da bi ovirala organizacijo," pravi.
Razumevanje in prilagajanje slogovnih razlik
Med tistimi, ki pomagajo pri obnašanju: razumevanje in prilagajanje stilskih razlik. Vzemite, na primer, Arthurja v računovodstvu in Chloe v ustvarjalnosti. "Če ustvarjalni posameznik, ki nima vrste roka, sodeluje z zelo organiziranim, izjemno strukturiranim posameznikom, se mora vnaprej pogovoriti o potrebni ravni komunikacije," pravi dr. Gaddis. Prav tako se bodo morali dogovoriti o kanalih, ki jih bodo uporabljali za obveščanje drug drugega - kot so dnevni, tedenski ali mesečni telefonski klici, besedilna sporočila ali osebna srečanja, pravi. In včasih kot trener in / ali šef boste morali urediti - in morda celo vodnik - začetno razpravo.
Ali hvaležen tri koraka
Zagotoviti - in spodbuditi sodelavce, da zagotovijo - tri-stopenjske povratne informacije, pravi dr. Gaddis. Kako deluje:
- 1. korak: Recite "Hvala!"
- Korak 2: Naj člani osebja vedo, kaj so storili, kar je pomembno.
- 3. korak: Spoznajte, kakšen vpliv ima njihovo obnašanje na organizacijo.
Primer: "Hvala, Rita, ker si delila odličen članek, ki si ga našel na učinkovitem team buildingu. Ideje so že zelo vplivale na to, kako komuniciram s svojo ekipo," pravi dr. Gaddis.
Ponovno premislite o sestankih ekip
Uporabite osredotočena, stand-up srečanja, da bi spodbudili komunikacijo med skupinami - namesto tradicionalnih, ki spodbujajo spanje, sit-down-athons. Nekateri jih imenujejo "scrums" in celo "Scrum Alliance" ki ponuja nasvete, usposabljanje in certificiranje v smeri scrum. Ideja: Vstani, krožna "srečanja" se odvijajo enkrat dnevno, vendar ne več kot 15 minut, vsi udeleženci pa morajo prispevati. Samo tri stvari so zajete: kaj so dosegli od zadnjega dnevnega spora, kaj nameravajo doseči od zdaj do naslednjega dnevnega spora in kaj ovira napredek, je povedal Renee Mzyk, direktor operacij Scrum Alliance. Ampak definitivno je ne sestanek za načrtovanje ali tehnična razprava - oboje se lahko podrobno zaplete in ustavi učinkovito komunikacijo med skupinami.
Govori pravi jezik telesa
Nič ne pravi, "ne briga me, kaj govoriš", kot je pošiljanje besedila ali zlaganje rok, ko imajo drugi člani ekipe besedo. Namesto tega poskusite s temi tehnikami, ki jih ponuja dr. Carol Kinsey Goman, glavni govornik, izvršni trener in strokovnjak za medije o vplivu govorice telesa na delovnem mestu. Ona je tudi vodilna blogerka za Forbes in avtorica "Tiha jezika voditeljev: Kako lahko telesni jezik pomaga - ali boli - kako vodi":
- Neposredno obrnite ljudi (srce na srce). Tudi četrtina zavrača vašo pomanjkanje zanimanja in onemogoča govornika, pravi dr. Goman.
- Odstranite ovire med vami in drugimi udeleženci. Telefoni, papir - vse, kar blokira vaš pogled. Ali še bolje, pridi ven za svojo mizo in sedi zraven njih.
- Ohranite pozitiven stik z očmi. Večji stik z očmi skoraj vedno vodi v večjo naklonjenost in vključenost. Premikanje pogleda ali pregledovanje prostora kaže, da ne poslušate.
- Pri govorjenju uporabite dlane in odprte roke. Ti tihi signali verodostojnosti in iskrenosti se zaznavajo bolj pozitivno kot prekrižane roke in skrite roke ali blizu telesa, pravi dr. Goman.
- Sinhronizirajte jezik telesa z osebo, s katero se ukvarjate. Natančno se ujemajo s stojalom druge osebe, položaji roke in izrazi obraza - to je znak, da ste povezani in vključeni.
Izogibajte se "skupinski misli"
Kaj je bilo skupno Pearl Harbor, ameriška invazija na Severno Korejo in invazija na Kubo zalivskih prašičev? Ti zgodovinski "neuspehi", kot je povedal avtor Irving L. Janis, so morda bili povzročeni z izključevanjem nasprotnih glasov iz vladnih razprav o načrtovanju v pomanjkljivem pristopu, ki ga je imenoval "skupinsko razmišljanje". Po drugi strani pa takšni politični uspehi, kot sta kubanska kriza rakete in Marshallov načrt, kažejo na vrednost drugih stališč, meni Janis. Zaključek: zabava zaradi novih idej ali politik lahko zelo spodbudi komunikacijo med skupinami tako, da privablja udeležence, ki ne želijo sodelovati, in vam pomaga pri sprejemanju boljših odločitev - zato jo spodbujajte.
Preskoči mrk
Med razpravami se izogibajte mrkanju ali mrkanju, saj tudi te reakcije ne spodbujajo komunikacije med skupinami. Na eni strani, ko se boste namrščili, "bodo udeleženci verjetno mislili, da vam ni všeč, kar ste pravkar slišali - in bodo ohranili svoja mnenja zase," pravi dr. Goman. "Dejansko, kadar koli pokažete kakršenkoli neverbalni prikaz jeze, razdražljivosti ali razdraženosti, je večja verjetnost, da bodo ljudje zadržali svoje zamisli, omejili svoje pripombe in iskali načine za skrajšanje njihove interakcije z vami." Namesto tega se osredotočite na to, ali je v izjavi resnica. Vedno lahko taktno naslavljate, kako je bilo kasneje predstavljeno ena na ena, če je potrebno.
