Nekateri ljudje morda ne upoštevajo kritik, toda kot strokovnjak je to edini način za rast. Podjetja in akademski oddelki lahko izkoristijo prednosti, ki jih prinašajo zunanji pregledovalci in dajejo iskrene povratne informacije o tem, kako izboljšati vsakodnevno poslovanje. Po pregledu bo recenzent napisal podrobno strokovno pismo, v katerem bo dal povratne informacije na določenih področjih, kjer podjetju morda manjka.
Začnite s strokovnim naslovom
Napišite pismo s povratnimi informacijami na pisma s profesionalnim videzom. Letterhead določa vaše poklicne poverilnice in ustvarja trdno, verodostojno podobo. Vnesite "Spoštovana gospa / gospod (ime nadzornika)", ki ji sledi dvopičje. Preskočite drug prostor vrstice. Vnesite celoten datum. Preskočite prostor vrstice.
Povejte hvala in zagotovite brezplačno izjavo
Začnite pismo z zahvalo nadzorniku za možnost obiska njihove ustanove. Podrobnosti o gostoljubju, ki ste ga posebej cenili. Naredite celovito brezplačno izjavo, ki na kratko pregleda posamezna področja, ki so bila dobro izvedena ali dobro vodena v organizaciji. To bo ustvarilo pozitivne občutke med tistimi, ki dobijo povratne informacije. Tudi če je bila vaša splošna ocena zelo negativna, lahko vedno ugotovite nekaj pozitivnega in konstruktivnega.
Navedite analizo in posebne povratne informacije
Podajte analizo po posameznih točkah vsakega oddelka organizacije ali oddelka. Če ste na primer ocenili oddelek za angleščino na univerzi, bi lahko začeli z ocenjevanjem vodje oddelka. Dajte zelo specifične kritike in povratne informacije o tem, kako izpolnjuje vse svoje odgovornosti.
Prednosti in kritike
Podrobno opišite prednosti in elemente, ki bi lahko bili bolj učinkoviti in ponudili konkretne predloge za vsako kritiko. Na primer, če opazite, da se je vodja oddelka pozno obrnil na ocenjevanje inštruktorja, lahko napišete: »Vodja oddelka zagotavlja zelo temeljite in podrobne ocene, vendar se ocene pogosto obrnejo pozno, morda zaradi njene želje. pisati zelo izčrpne ocene. V prihodnosti bi morala razmisliti o opustitvi nebistvenih podrobnosti, da bi skrajšala čas, ki ga potrebuje za dokončanje poročil."
Ta primer ne skuša ponuditi neposredne kritike, vendar režiserju hvali za njeno temeljitost ob istem času, namesto da se osredotoča samo na njeno nezmožnost, da bi se pravočasno obrnila na vrednotenja.
Ocenite, pregledajte in ocenite vsak oddelek
Ocenite vsak oddelek in nato vsakega ključnega zaposlenega znotraj oddelka. Temeljito preglejte funkcije vsakega oddelka in kako ključni zaposleni opravljajo te funkcije. Ponudite splošno oceno negativnih elementov, ki ste jih odkrili, in napišite akcijski načrt za oddelek, ki jih bo rešil. Ta načrt bo vseboval elemente iz vseh kritik, ki ste jih izpostavili v posameznih kritikah. Vključite podrobno razlago pomembnih prednosti oddelka, vključno s pohvalami ključnim zaposlenim, ki delujejo izjemno dobro. Razpravljajte o tem, kako lahko oddelek gradi na teh prednostih.
Zapiranje povratnega pisma
Na kratko opišite oceno oddelka z vključenimi pomembnimi prednostmi in slabostmi. Na koncu se še enkrat zahvalite nadzorniku in podajte svoje kontaktne podatke, če ima nadzornik dodatna vprašanja. Zaprite pismo s komplementarnim besedilom, kot je "S spoštovanjem" in s polnim imenom. Vpišite nad napisano ime v modri ali črni barvi.
Ne pozabi dodatnih kopij
Naredite več kopij pisma. Ohranite eno kopijo za svoje zapise. Pošljite dodaten izvod poštnemu nadzorniku, če ga zahtevajo. Pošljite izvirnik neposredno nadzorniku.
