Nobeno poslovanje ni popolno. Na neki točki v vaši karieri se lahko pojavijo težave, ki jih je treba obravnavati z višjo stopnjo upravljanja. Mnoga podjetja spodbujajo uporabo pritožbenih poročil kot pravilen način formalne navedbe pritožbe. Ta poročila se običajno uporabljajo za obravnavo nezadovoljivih transakcij ali pogojev v zvezi z družbo. Pravilno pisanje poročila o pritožbi je ključnega pomena za to, da se vaše zaskrbljenost sliši in problem odpravi.
Obravnavajte ozadje situacije. Podajte ključne informacije, kot so vaš položaj in razlog za pisanje. Natančno navedite razlog za svoje nezadovoljstvo.
Sledite ozadju s podrobnejšim opisom problema. Prijavite objektivna dejstva. Opišite nastale posledice problema.
Sporočite, kaj je po vašem mnenju zadovoljiva rešitev. Pojasnite, kaj pričakujete od druge strani, da bi popravila stanje.
Dodajte opozorilo, če menite, da je to potrebno. Morda boste želeli sporočiti posledice, če druga stranka ne bo sodelovala pri reševanju problema. Ta korak ni obvezen, glede na vaš odnos z drugo stranko in resnost problema.
Končajte z vljudno zaključkom, ki izraža vaš optimistični pogled na situacijo. Sporočite občutek, da želite odpraviti težavo, da bi koristili obema stranema.
Nasveti
-
Ne pozabite uporabiti vljudnosti v celotnem pismu. Vzdržati se žaljivega nasprotnika ali sovražnega.
