Poročilo o stikih dokumentira vse teme, o katerih se je razpravljalo med sestanki, konferenčnimi klici in telefonskimi klici. Takšen primer poročila o stiku se uporablja med zbiranjem sredstev; povzema teme, ki jih strokovnjak za razvoj sklada obravnava s potencialnim donatorjem. Poročilo vam pomaga razjasniti kakršne koli nesporazume ali vprašanja o tem, katere stranke so posredovale informacije. Pisanje poročila o stiku se lahko zdi težko in neuporabno, vendar dolgoročno lahko prihrani čas in zmanjša frustracije.
Vprašajte vsa imena vseh na sestanku, konferenčni klic ali telefonski klic. Zapišite jih na vrh papirja, skupaj z datumom in časom, ko se je sestanek začel in končal.
Zapišite si vse pomembne vidike sestanka, telefonskega klica ali konferenčnega klica.
Vnesite poročilo o stiku, ki se nanaša na opombe o sestankih. Vključite ime podjetja in osebo, ki zastopa podjetje, ter ime drugega podjetja ali njegovega zastopnika.
Vpišite datum in način stika. V poslovnih primerih dokumentirajte imena vseh zaposlenih ali oseb, ki so sodelovale na sestanku; kaj se je zgodilo na zasedanju; kdo je kaj rekel; katere informacije so bile obravnavane in kaj je bilo doseženo; naslednjo točko, o kateri bi govorili, ali je bilo vse urejeno; in v prvem primeru datum naslednje seje.
Preglejte poročilo o stiku in se prepričajte, da nič ne manjka. Dodajte manjkajoče podrobnosti.
Poročilo o stikih pošljite po elektronski pošti, po faksu ali po pošti.
